Guía Operacional para Evaluaciones Coordinadas en Crisis Humanitarias

El Guía Operacional para Evaluaciones Coordinadas en Crisis Humanitarias es una herramienta creada por la Fuerza de Tareas de Evaluaciones de Necesidades (NATF en inglés) del IASC en febrero del 2011. Este Guía busca mejorar la calidad y temporalidad a través de procesos coordinados. No fue por una ausencia de herramientas y guías en el área de las evaluaciones de necesidades, si no como una herramienta de toma de decisiones frente a evaluaciones conjuntas (harmonizadas o conjuntas). El Guía se basa sobre experiencias aplicables en otros tipos de crisis.

Este Guía fue desarrollado a través de un proceso colaborativo y consultativo con agencias de las Naciones Unidas, otras organizaciones internacionales, ONG y donantes, a niveles global, regional y nacional. Ha sido desarrollado entre el marco de contabilidad y está en línea con las estructuras de coordinación introducidos a través del enfoque del Cluster.

Propósito, Audiencia y Alcances del Guía Operacional

En éste documento, una evaluación coordinada quiere decir evaluaciones que están planeadas y llevados a cabo en conjunto con actores humanitarios, para así documentar el impacto de un crisis en particular e identificar las necesidades de la poblacíon afectada, con los resultados compartidos con la comunidad humanitaria en general. El termino evaluaciones coordinadas incluye tanto evaluaciones conjuntas como harmonizadas.

¿Por qué evaluaciones coordinadas?

El Guía Operacional promociona un enfoque de evaluación coordinada en emergencias. Un temas en muchas emergencias no es la ausencia de información de evaluaciones si no la capacidad de validar y analizar la información necesaria como para determinar las prioridades y guía planeación de la respuesta humanitaria. Desafortunadamente, ciertas poblaciones o situaciones son sobre-evaluadas mientras que otras nunca están evaluadas. Frecuentemente los datos de las evaluaciones son poco compartido o utilizado, y los conjuntos de datos de varias evaluaciones no son comparables. Además, si no hay tiempo insuficiente para poder agregar los datos de multiples evaluaciones, las necesidades de información no están priorizadas lo suficientemente, y los procesos de recolección de datos son pesados.

Los beneficios son enormes si las organizaciones coordinan evaluaciones y utilizan sistemas de manejo de información compartidas. En particular, la coordinación de las evaluaciones es crítica para asegurar un análisis sólido inter-sectorial de las crisis humanitarias. Permite:

• Promocionar una visión conjunta de las necesidades y las prioridades
• Establecer un entendimiento de las necesidades prioritarias de una perspectiva integrada
• Aumentar la cobertura
• Utilizar los recursos de manera más eficiente
• Mejorar la financiación de donantes
• Obtener una imagen comprehensiva de las necesidades
• Dejar que los Clusters y las agencias analizan y toman decisiones sobre estrategias, acciones de apoyo y asistencia al país afectado
• Servir como una fundación para la planeación
• Reducir la duplicación
• Promocionar aprendizaje inter-agencial
• Minimizar "fatiga de evaluaciones" por parte de los beneficiarios
• Identificar brechas con mayor precisión
• Apoyar procesos de monitoreo conjuntos
• Consistencia entre y dentro de los Clusters
• Apoyar el nivel de preparación al nivel país
• Fomentar coordinación durante la respuesta

¿Por qué un Guía Operacional?

El Guía Operacional se enfoque en cómo mejorar el nivel de preparación y cómo coordinar las evaluaciones. Se diseña para ayudar a los usuarios en:

• Facilitación de un consenso intra e intra-cluster sobre un enfoque de evaluación en común, incluyendo sobre los papeles y responsabilidades de las contrapartes;
• Entendimiento de la importancia de una preparación adecuada para una calidad buena y evaluaciones coordinadas y a tiempo;
• Lograr un entendimiento en común de los estándares y principios por debajo de las evaluaciones que aplican a las evaluaciones coordinadas;
• Anticipación de obstáculos en común asociados con evaluaciones coordinadas por las acciones claves subrayadas para tales fines.

¿Quién debe utilizar este Guía Operacional y cuando?

Este Guía apoya a los actores humanitarios involucrados en evaluaciones coordinadas. Este Guía debe ser utilizado durante la etapa de preparación y respuesta inter-agencial. Este Guía se enfoque en emergencias súbitas, aunque muchos de los principios son aplicables en crisis prolongadas.

Específicamente, se busca guiar a: Tomadores de decisiones

• Coordinadores Humanitarios/Coordinadores Residentes
• Equipo Humanitario de País
• Organizaciones humanitarias/gerencia
• Planta de política
• Donantes
• Autoridades nacionales/locales

Contrapartes de Implementación Humanitaria

• Agencias Cluster Lead
• Coordinadores de los Clusters
• Organizaciones miembros de los Clusters
• OCHA
• Autoridades nacionales/locales
• ONG locales

Una Revisión de las Evaluaciones Coordinadas

Definir Evaluaciones Coordinadas

Las evaluaciones se pueden definir como "el conjunto de actividades necesarios para poder entender una situación dada". Esto incluye "el conjunto, actualización y análisis de los datos pertinentes a la población objeta (necesidades, capacidades, recursos, etc.), tanto como el estado de la infraestructura y condiciones generales socio-económicos en una zona dada".<ref>ACNUR, Glosario Maestro de Terminos</ref>

Acciones Claves para las Evaluaciones Coordinadas

Las siguientes acciones son claves cuando se arranca una evaluación coordinada (tanto harmonizada o conjunta) y deben ser promocionadas por los actores principales entre la respuesta humanitaria:

• Coordinadores Humanitarios y Equipos Humanitarios de País
• Coordinadores de Cluster, OCHA y Mecanismos de Coordinación Inter-Cluster<ref>En este document, "Mecanismo de Coordinación Inter-Cluster" quiere decir el Grupo Inter-Cluster cuando existe, u otro cuerpo de coordinación trans-sectorial establecido por los Clusters para desempeñar con funciones parecidas.</ref>
• Miembros de los Clusters

Establecimiento de una Estructura de Coordinación de Evaluaciones

El establecimiento de una estructura de coordinación de evaluaciones está recomendado al nivel inter-cluster, y el nivel Cluster, durante toda la crisis, particularmente cuando es una emergencia de gran tamaño con muchos actores. Al nivel inter-cluster, el mecanismo de coordinación inter-cluster típicamente servirá como la estructura de coordinación de evaluaciones, dependiendo en la naturaleza y tamaño de la crisis, tanto como el nivel de preparación existente por parte de la comunidad humanitaria. La estructura de coordinación servirá como un foro para compartir datos secundarios del terreno, para poder iniciar la planeación e implementación de evaluaciones conjuntas, y para la coordinación de análisis. Servirá como un foro para promocionar la adopción de herramientas y metodologías para poder llevar a cabo evaluaciones harmonizadas. La estructura también ayudará en la construcción de una apropiación amplia de las evaluaciones coordinadas. También los Clusters deben establecer una estructura de coordinación de evaluaciones para poder ayudar en la organizacíon de las evaluaciones sectoriales llevados a cabo por sus miembros.

La creación de un Grupo de Trabajo de Evaluciones

Este grupo puede ser recomendado por el mecanismo de coordinación inter-cluster, dependiendo en la naturaleza de la crisis y su duración. El Grupo de Trabajo debe ser establecido temporalmente o sobre un largo-plazo, y normalmente se presiden OCHA por parte del mecanismo de coordinación inter-cluster. Dependiendo en el contexto, puede ser apropiado que el Grupo de Trabajo está liderado por miembros del gobierno.

Participación en el Grupo de Trabajo debe ser abierto a todos los miembros IASC, y incluye los Coordinadores de los Clusters (o un punto focal delegado por los Cluster) como representantes de los Clusters, tanto como otros actores dependiendo en la situación.

El Grupo de Trabajo es responsable para:

• El diseño, pleaneación y gerencia, cuando esto sea requerido, de una evaluación inicial o rápido multi-cluster conjunto
• Apoyar la coordinación de evaluaciones de necesidades a través de los Clusters, en línea con este Guía Operacional.
• Compartir resultados de las evaluaciones de necesidades llevados a cabo, tanto como información sobre evaluaciones de necesidades en implementación/planeadas
• Promocionar relaciones con las autoridades nacionales alrededor de información de necesidades.
• Servir como un foro para el análisis abierto de la situación humanitaria.

Establecimiento de un proceso para relacionar datos de multiples evaluaciones

La relación de datos de evaluaciones debe incluir, en lo posible, la integración de datos primarios y secundarios. Esto se facilitar con el uso de los Conjuntos de Datos Operacionales en Común. Los miembros de los Clusters deben recolectar datos según los indicadores (ver Anexo I), y para utilizar páginas sectoriales del Tablero de Comando Humanitario para poder presentar los resultados sobre las necesidades, las brechas y la cobertura entre su sector. Las decisiones sobre cómo los datos estarán procesados se debe basar sobre la audiencia objeta, la cantidad de información, y el tipo de información necesaria para los tomadores de decisiones. Todos los datos deben ser desagregados por sexo y edad a lo máximo posible.

Establecimiento de un proceso para llevar a cabo un análisis intra e intra-cluster

El valor de las evaluaciones coordinadas se basa sobre el desarrollo de un análisis compartido de la situación. Los Clusters son los responsables para un análisis efectivo y coherente sectorial. Sin un análisis fuerte por sector, no puede existir un análisis inter-sectorial fuerte. Después de que el análisis sectorial se ha llevado a cabo, el análisis inter-sectorial puede ser llevado a cabo por el mecanismo inter-cluster y suplementado por el Equipo Humanitario de País. Esto se puede hacer basandose en el Tablero de Comando Humanitario compilado. El Marco de Análisis de Necesidades<ref>El modelo NAF muestra los enlaces entre diferentes factores en un crisis humanitario típico. También busca proveer una estructura sistemática para la información recolectada en el NAF. Se puede utilizar como un punto de partida para un análisis causal. El NAF debe resultar en una imagen clara de las necesidades y sus causas - resultando en las mejores decisiones posibles sobre la priorización de los recursos para una acción humanitaria eficaz. (Guía del Proceso de Llamamientos Consolidados del IASC)

Asegurar sincronización geográfica y temporal de las evaluaciones

Esto significa que mientras que la recolección de los datos, y su procesamiento y análisis pueden ser llevados a cabo de manera aparte, debe ver coordinación entre los tiempos y lugares de las evaluaciones. Mientras que las evaluaciones enfrentan temas parecidas, la cobertura geográfica debe ser complementaria. En el caso de evaluaciones con temas distintas, deben ser llevados a cabo en los mismos lugares. Esto debe generar conjuntos de datos para un conjunto de lugares en lugar de conjuntos de datos parciales para muchos lugares. Lo mismo aplica a la temporalidad. Mientras que se cubra diferentes temas en un solo lugar geográfico, las evaluaciones deben ser llevados a cabo a aproximadamente el mismo tiempo para permitir un análisis inter-sectorial. La recompilación de una encuesta de encuestas puede ayudar en planear evaluaciones tomando en consideración las demás evaluaciones siendo llevados a cabo o planeados.

Utilizar un conjunto consistente de Conjuntos de Datos en Común

El uso del Conjunto de Datos en Común<ref>Estos son conjuntos de datos predecibles necesarios para las operaciones y disponibles entre 48 horas de una emergencia, necesarias para todos los actores en una respuesta.</ref> es central a la agregación y comparación de datos que cruzan de una fuente de información a otra. (i.e., desde un Cluster hacía otro, desde una agencia hacía otra).

Utilizar un conjunto consistente de indicadores sectoriales

La clave a harmonizar las evaluaciones es el uso consistente de un conjunto acordado de indicadores.<ref>Los indicadores se definen como una "característica de una población o ambiente cuál sea sujeto a la medición (directamente o indirectamente) y pueden ser utilizados para poder describir uno o más aspectos de una emergencia humanitaria."</ref> La selección de los indicadores deben ser priorizados según las necesidades de la información y sus propósitos. Los manejadores de la información deben entender qué información se necesita, su alcance en la evaluación, y qué metodología de recolección de datos sería el más apropiado. También pueden aconsejar sobre el formato de los indicadores, desagregación geográfico y demográfico, figuras de población (incluyendo técnicas de estimación), metodologías de recolección de datos y un plan de análisis para los datos.

Acciones Claves para las Evaluaciones Conjuntas

En apoyo de una evaluación conjunta, las siguientes medidas deben ser puestos:

Acuerdo sobre arreglos colaborativos cuando llevando a cabo una evaluación conjunta

Es necesario tener papeles y responsabilidades claros entre ellos involucrados en evaluaciones conjuntas, así permitiendo construir una apropiación conjunta crítica a su éxito. Los arreglos colaborativos deben cubrir el proceso para la preparación, lanzamiento, organización, manejo y diseminación de los resultados de una evaluación conjunta. Por este motivo, los responsables para la organización de una evaluación conjunta deben traer no solamente capacidades de programación y técnicas - si no capacidades de relaciones inter-personales y representativas así para poder negociar distintas posiciones, y coordinar procesos complejos. Las contrapartes gubernamentales al nivel central/local también deben ser consultados.

Diseña y planea conjuntamente la evaluación

Esto debe incluir un acuerdo sobre la metodología de recolección de datos primarios, incluyendo la definición del propósito de la evaluación, el desarrollo de un plan de análisis, la selección de la metodología de mostreo (y cubrimiento geográfico subsecuente), escoger herramientas de recolección de datos apropiados e identificar las preguntas para ser incluidos en la encuesta. Se recomienda que, cuando se posible, formularios genéricos de evaluación sean adaptados al contexto. La planeación de la evaluación debe incluir un acuerdo sobre la cobertura geográfica, el cronograma, la capacitación de recolectores de datos, recursos requeridos, y logística.

Conjuntamente recolecta, analiza e interpreta los datos de la evaluación

Enumeradores deben ser identificados, organizados y entrenados anterior a ser desplegados a zonas de terreno para la recolección de los datos. Es importante acordar sobre el proceso para la limpieza, análisis e interpretación de los datos de la evaluación. Los procedimientos para llevar a cabo un análisis sectorial o multi-sectorial de los datos en la evaluación deben ser definidos bien.

Asegurar la aprobación de los resultados de la evaluación y una estrategia de comunicación compartida

La precisión de un informe de evaluacíon debe ser verificado con los participantes, y aprobado anterior a su diseminación. El informe debe ser mantenido estrictamente confidencial hasta que se aprueba en el equipo de evaluaciones, y sus resultados no serán negociados fuera del equipo. Los resultados de la evaluación deben ser comunicados incrementalmente cuando sean relevantes a los tomadores de decisiones. Los resultados finales deben ser comunicados de manera rápida y facilmente entendible, y deben describir cualquier brechas y/o limitaciones de los datos de la evaluación. Cuando sea posible, las evaluaciones deben ser traducidas en la idioma común o local, y distribuido ampliamente a una variedad de contrapartes diferentes, a través de una variedad de canales de distribución (verbales, en linea, datos físicos, medios). El comportamiento/diseminación de datos crudos siempre debe estar considerado para poder aumentar el nivel de transparencia y permitir más análisis en profundido por parte de cada Cluster.

Papeles y Responsabilidades en las Evaluaciones Coordinadas

El Guía Operacional propone papeles y responsabilidades en línea con las estructuras de coordinación introducidas a través del enfoque de Cluster.<ref>Un guía detallado sobre el enfoque de Cluster se puede ver en la Nota Guía del IASC sobre el Uso del Enfoque Cluster para el Fortalecimiento de la Respuesta Humanitaria, 24 de noviembre, 2006</ref> También reconoce la responsabilidad general de las autoridades nacionales, cuál debe apoyar en la promoción de las evaluaciones coordinadas.<ref>En situaciones incluyendo refugiados y otras personas debajo del mandato de ACNUR, ACNUR es el responsable para la coordinación de todos aspectos de la respuesta humanitaria, incluyendo evaluaciones multi-sectoriales coordinadas y evaluaciones de sectores específicas.</ref> Se debe tomar que para poder responder a estas responsabilidades en cada nivel, el Cluster Lead y OCHA puede solicitar el despliegue de individuos entre el Coordinated Assessment Pool and Roster, o Roster para Evaluaciones Coordinadas (CASPAR en inglés). Individuos de CASPAR entrenados en guías NATF y sus herramientas en apoyo de las Agencias Cluster Lead y OCHA pueden llevar a cabo evaluaciones coordinadas, tanto como preparación para evaluaciones coordinadas, en el terreno.

• El Coordinador Humanitario, con el apoyo de OCHA, es el responsable para la coordinación de las evaluaciones coordinadas de emergencia a través de los Clusters al nivel país.<ref>Tal como se ha escrito en los Terminos de Referencia IASC para el Coordinador Humanitario, el Coordinador Humanitario al nivel país es el responsable para el establecimiento y el mantenimiento de mecanismos de coordinación comprehensivos, en colaboración con las autoridades nacionales.</ref> El CH determina que suficiente apropiación existe de las contrapartes claves, incluyendo el gobierno, para apoyar en evaluaciones coordinadas. Los Clusters al nivel país son los responsables para interactuar con todos aspectos relevantes de la coordinación de evaluaciones inter-cluster. OCHA debe asegurar que los Clusters reciben los servicios comunes y herramientas necesarias para una colaboración inter-sectorial efectivo, incluyendo en el área de las evaluaciones de necesidades inter-agenciales.

• Las Agencias Cluster Lead al nivel país son las responsables para la coordinación de evaluaciones de necesidades entre clusters individuales.<ref>Tal como se definen los Terminos de Referencia Genéricos de IASC para Cluster Leads al Nivel País, los Cluster Lead al nivel país son los responsables frente al Coordinador Humanitario para asegurar una evaluación sectorial efectiva y coherente, involucrando todas las contrapartes relevantes.</ref> Los Clusters tienen que establecer un mecanismo interno para la planeación, implementación, análisis y coordinación intra-cluster. Las Agencias Cluster Lead también son los responsables para interactuar en una coordinación inter-cluster de evaluaciones de necesidades. Las Agencias Cluster Lead también tienen una responsabilidad para asegurar que los temas transversales son integrados, particularmente con respecto a género, VIH, edad y descapacidad.

• Organizaciones individuales son las responsables para apoyar evaluaciones conjuntas y/o harmonizarse en sus evaluaciones individuales. Tales organizaciones deben interactuar pro-activamente en la coordinación entre los Clusters (al nivel Cluster), incluyendo a través de la participación en evaluaciones conjuntas cuando sea apropiada, y adheriendose a las definiciones, metodologías y estándares de compartimiento de datos<ref>Datos sensibles deben mantenerse confidenciales.</ref> tal como se acuerda en los Clusters. Esto también incluye sincronización temporal y geográfica.