Punto Focal en Manejo de Información
De OCHA Colombia Wiki
La tarea de ser punto focal en manejo de información puede corresponde a una serie de tareas descritas en la Guía Operacional de las Responsabilidades de Lideres Cluster/Sectoriales y OCHA en el Manejo de la Información, entre el marco de la Reforma Humanitaria. En Colombia, la posición de punto focal originalmente fue ligado al espacio del Grupo Temático de Manejo de Información, aunque después de las inundaciones de finales del 2010, la tarea pasó a estar conectado al espacio de la Sala de Situación Humanitaria, tomando en cuenta que este espacio fue el encargado de producir una serie de productos específicos por encargo del Coordinador Humanitario.
Contexto
La “Guía Operacional de las Responsabilidades de Lideres Cluster/Sectoriales y OCHA en el Manejo de la Información” fue emitida por parte del Equipo IASC para Manejo de los Clusters el 17 de octubre 2007. En este documento se establecen las responsabilidades en el Manejo de la Información entre cada Cluster y adentro de los Clusters.
En el manejo de la información al interior de cada Cluster, se define que “cada cluster nombrará un Punto Focal, quien debe tener suficiente experticia y una capacidad de trabajar con diferentes contrapartes y clusters”. La Reforma Humanitaria arrancó en el 2006, con la conformación de Grupos Temáticos por sector.
Objetivo General
Definir las responsabilidades, actividades y tareas de cada Punto Focal de la Sala de Situación Humanitaria (SSH).
Tareas
El Punto Focal será el responsable en establecer los enlaces con su contraparte gubernamental, y en este sentido debe trabajar sobre la información de manera conjunta con su contraparte en el gobierno que tiene competencia en los temas del Cluster en cuestión.
- Actualizar semestralmente la herramienta 4W, completando información sobre cómo, cuándo y dónde se ejecuta los proyectos por parte de todos los miembros del Cluster.
- Aportará el primer día de cada semana la información para la elaboración del Informe de Situación (Sitrep) sobre necesidades y respuestas correspondientes al Cluster debajo de su responsabilidad.
- Actualizará el portal EHP (o si no se ha transicionado, al sitio del Cluster bajo su responsabilidad en Googlesites), asegurando que todo Acta, reunión, Guía, evaluación de necesidad del Cluster o herramienta utilizado en el levantamiento de información por el Cluster sea disponible desde este sitio.
- Trabajar de manera conjunta en evaluaciones de necesidades MIRA
- Compartir recursos en el manejo de la información con los demás Clusters. Actualizar con los demás Puntos Focales y OCHA semestralmente la información específica a su Cluster. Esto puede incluir: Listas de Contactos, Guiones, Datos, Análisis, Informes y Estudios.
- Contribuir al trabajo de OCHA que está orientado a compartir la información entre los Clusters.
- Asegurar cumplimiento entre los miembros de su Cluster con la normatividad vigente. Esto puede incluir el uso de estándares según DANE, el manejo adecuado de convenios marco según la normatividad colombiana, y otras normas establecidas entre los Puntos Focales y OCHA.
- Establecer y actualizar según la periodicidad establecida en el Cluster a los Indicadores Humanitarios Claves de su respectivo Cluster
- Trabajar con OCHA para establecer los sistemas y procesos necesarios para compartir efectivamente la información entre los Clusters relacionados con la coordinación y programación entre sectores.
- Cuando sea necesario, será responsable de asegurar la confidencialidad de los datos y la privacidad en su Cluster.
- Asegurar que los datos del sector se desagreguen por grupo etáreo, género y ubicación (hasta el nivel municipal cuando esto sea posible).
- Promocionar la activa participación de todos los miembros del Cluster en compartir su información. Esto incluye datos de contacto, proyectos, y otros datos a que pueda tener acceso. También puede requerir una interacción frecuente y visitas a las sedes de los miembros del Cluster con el objetivo de conseguir a la información necesaria para el buen manejo de la información sectorial.
- Durante el análisis de necesidades, particularmente con MIRA, el Punto Focal tiene una responsabilidad específica de proveer asistencia técnica en el manejo de encuestas, muestreo, recolección de datos, análisis y reportes.
- Cuando esto no exista el Punto Focal deberá formular instrumentos y estrategias para la recolección de información sobre las necesidades en su Sector.
- Durante procesos de monitoreo y evaluación, el Punto Focal debe estar accesible para acordar sobre los Indicadores necesarios para el monitoreo en su sector, incluyendo identificación de vacíos en datos, recolectores de datos, procesamiento, periodicidad de actualización y difusión de la información recolectada.