Grupo Temático de Manejo de Información

El Grupo Temático de Manejo de Información (GTMI), o Information Management Working Group (IMWG), funciona como un espacio inter-Cluster, ha sido operacional en Colombia desde noviembre de 2009. Según las recomendaciones de la Misión Inter-Cluster a Colombia de julio de 2010, el IMWG debe consistir de mínimo un punto focal de manejo de información de cada Cluster operacional en el país. Entre las tareas iniciales que manejaba mensualmente era el Marco de Análisis de Necesidades, entre otros documentos conjuntos que tratan de manejo de información. Recientemente se ha adoptado el marco del Humanitarian Needs Overview (HNO) en lugar del Marco de Análisis de Necesidades, como el punto de incepción del Ciclo de Programación Humanitaria. OCHA debe servir como secretaría técnica de este espacio de coordinación, según las instrucciones del IASC al nivel mundial. En el caso de Colombia, desde el 2015 este espacio ha sido asumido por parte de la UMAIC, que ha servido de secretaría técnica para funciones tanto de OCHA como de la parte de paz y desarrollo.

¿Qué es el Grupo Temático de Manejo de Información?

Reconociendo la necesidad de fortalecer la gestión de información humanitaria en la acción humanitaria, los socios del EHP y otras partes interesadas están trabajando en estrecha colaboración para desarrollar capacidades, políticas y prácticas para construir un entorno de información dinámica y eficaz.

Para esto se realiza una estrategia de gestión de información en el cuál las organizaciones basan su trabajo.

Utilizando como referente el Guía Operacional sobre las Responsabilidades en el Manejo de Información de Líderes Sectoriales/Cluster y OCHA en el Manejo de Información<ref>"Operational Guidance on the Responsibilities of Sector/Cluster Leads in IM"</ref>, el Equipo Humanitario del País debe delegar un Punto Focal en Manejo de Información desde cada Cluster.

Desde el 2015, el GTMI ha expandido, con la conformación de la UMAIC, a temas de paz y desarrollo. En este área, se busca utilizar como orientador los marcos de trabajo del UNDAF, ODS y los lineamientos del Grupo de Paz y el Instituto Kroc, que fue seleccionado por el Gobierno para monitorear la implementación de los Acuerdos de la Habana.

Membrecía y Responsabilidades en el GTMI

Los Puntos Focales delegados por los Clusters deben aportar e intercambiar información relevante sobre el tema humanitario en el país. Por su parte, OCHA tiene la responsabilidad de servir como secretaría técnica del grupo, y además ofrecer plataformas para el intercambio de información y coordinación en el esfuerzo de construir documentos y análisis conjuntos. Esto es parte de su función de ofrecer servicios humanitarios en común a los miembros de la comunidad humanitaria atendiendo una situación humanitaria en un país. Esta última función ha sido asumido por la UMAIC desde el 2015 tanto en lo humanitario como en paz y desarrollo.

Para temas de paz y desarrollo, el UNCT ha decidido delegar puntos focales por Agencia Naciones Unidas. Esto incluye a todas las Agencias. Adicionalmente, hay un punto focal de manejo de información de la Misión de las Naciones Unidas, responsable para verificación de los Acuerdos de paz. Entre las responsabilidades existentes para ambos puntos focales, tanto de los Clusters como de las Agencias, es la alimentación al SI 4w. Este proceso de sistematización y estandarización de la información se hace con estandares homologadas con la APC. En temas de paz y desarrollo, adicionalmente se busca trabajar en un marco de los acuerdos de paz, con toda la respuesta claramente alineada.

Además de los Puntos Focales, también existe otras membrecías en el GTMI. Membrecía está abierta a toda organización que trabaja en temas humanitarios y de paz y desarrollo siempre y cuando maneja información relevante a los marcos trabajados en el GTMI. Sus responsabilidades pueden variar según las capacidades de la organización.

Actividades en el GTMI

Aparte de llevar a cabo reuniones mensuales como grupo en donde se debe compartir iniciativas en el manejo de la información, el GTMI como grupo debe abarcar distintos proyectos de manera conjunta.

El Ciclo de Programación Humanitaria estipula que la herramienta de manejo de información de un EHP debe ser un Humanitarian Needs Overview (HNO). El objetivo sigue siendo parecido al NAF, con una recolección de Indicadores Humanitarios Claves, culminando en un análisis de brechas por departamento. Este proceso debe iniciar cada septiembre y concluir al final de octubre, culminando en un Taller HNO que sirve como la base para un Humanitarian Response Plan (HRP). El primer proceso de este tipo se inició en el 2013. En el 2017, se empezó a integrar temas de paz y desarrollo en estos procesos de diagnóstico de información al estilo del HNO, pero en el tema de estabilización.

Adicional a estos procesos estratégicos, el espacio del GTMI se enfoca en las siguientes tareas:

El portal del EHP, una versión de HumanitarianResponse.info conocido como Sala Humanitaria. Este sitio fue lanzado en noviembre del 2013 y su administración de contenido está distribuido entre los Clusters.
Actualización periodica de los Indicadores Humanitarios Claves, con el objetivo de manejar información actualizada en el SIDIH por Cluster y en el proceso de actualizar el HNO cada año.
Actualizacíon semestral de los proyectos en el Sistema de Información 4W de todos los miembros del Cluster y de las Agencias.
Estandarización de procesos delegados desde el UNCT, y el EHP. Esto incluye no solamente 4w pero también procesos de evaluación por ejemplo de estabilización con la ART.

¿Quién es el responsable de la gestión de información en situaciones de emergencia?

La responsabilidad de garantizar el manejo de información adecuado y necesario para una eficaz y coordinada respuesta recae en el grupo temático.

La responsabilidad de garantizar el manejo de información adecuada y necesaria para la respuesta coordinada entre los Clusters y OCHA.

¿Cómo apoyar la gestión eficaz de la información de respuesta humanitaria en situaciones de emergencia?

La administración de información mejora la capacidad de los interesados para el análisis y a toma de decisiones mediante el manejo inter e intra nivel entre los grupos.

Por solicitud del Coordinador Humanitario en Colombia, la Sala de Situación Humanitaria fue creada en enero de 2011 para organizar la información relacionada con la respuesta de la comunidad internacional a la emergencia invernal en el país. Este espacio efectivamente consistía de un grupo más selecto de miembros del mismo GTMI, con funciones adicionales en terminos de actualización de información de proyectos de emergencia para responder a la emergencia invernal 2010-2011.

La información es en este sentido, la base para la toma de decisiones y realizar una respuesta coordinada y eficaz

La administración de información es llevada a cabo en los procesos de coordinación en situaciones de emergencia y asegurará que las partes interesadas están trabajando con la misma información de manera complementaria tomando datos de igual referencia y generando que esta información sea en lo posible más oportuna, relevante y precisa. La recolección y gestión de datos adecuada en situaciones de emergencia, aportan además, en beneficio de una pronta recuperación, el desarrollo posterior y las actividades de preparación para desastres.

Tratamiento de información sensible

La política general de OCHA es hacer que la mayor cantidad de información posible sea abierta y disponible. Sin embargo, alguna información humanitaria puede ser sensible y que ponen en riesgo a determinadas personas y por lo tanto deben ser tratados en consecuencia. Este tipo de situación se presenta a menudo en situaciones de emergencia compleja que constituyen un conflicto. UMAIC maneja

Gestión de la Información y de la Coordinación

Coordinación de respuesta Humanitaria

La comunidad humanitaria abarca un gran número de organizaciones, cada uno con intereses particulares y diferentes habilidades. Son organizaciones estructuradas en las que se encuentran instituciones gubernamentales, a través de organismos internacionales especializados, organizaciones independientes no gubernamentales y personas interesadas entre otros.

El propósito de la coordinación es permitir a las organizaciones humanitarias maximizar el impacto de su esfuerzo de manera colectiva. En términos de coordinación de salida simple puede producir un conjunto de programas que son:

compatible (evitar lagunas o solapamientos)
dirigidos a los más necesitados
ejecuten de la manera más eficiente y eficaz

Las seis facetas de la coordinación identificadas son:

Evitar la duplicación
Teniendo enfoques coherentes
El uso eficiente de los recursos
Liderazgo
Dirección
Los estratos (local, subnacional, nacional, internacional)

El Coordinador Humanitario, con el apoyo OCHA y el Equipo de País Humanitario de Naciones Unidas, es el principal responsable de la estructura y el funcionamiento de los mecanismos de coordinación. El impacto sobre la respuesta humanitaria medido en términos de las seis facetas anteriormente mencionadas dependerá de su rendimiento y el nivel de participación de los actores humanitarios en el proceso.

Gestores de información en los ELC

Un componente del flujo de información manejado desde la UMAIC y conectando los procesos existentes en el GTMI son los gestores de información quienes apoyan a las funciones de los diferentes ELC alrededor del país. El trabajo de los gestores de información está establecido a través de un trabajo anual aprobado por los respectivos líderes humanitarios y de paz y desarrollo. Entre las tareas que estas personas deben llevar a cabo están:

La elaboración de un briefing regional dos veces al año para la zona del ELC que cubren
La validación y actualización de datos 4w
La alimentación de información en el sistema Monitor
Otras tareas y servicios solicitados de los líderes para funcionamiento del ELC más allá de estos mínimos, por ejemplo presentaciones de contexto y boletines, entre otros.

Cruz-fertilización de Conjuntos de Datos y Mapeo en Crisis

En respuesta a las Guías Comunes del IASC sobre Conjuntos de Datos en Común, circulado por la Fuerza Conjunta de Manejo de Información del IASC en junio de 2010, se creó una propuesta por parte de la ONG ICT for peace foundation, llamada la Cruz Fertilización de Conjuntos de Datos Operacionales y Mapeo en Crisis.

Referencias

Enlaces externas