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Gestión de la información

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Manejo de Información (IM por su sigla en inglés) es la recolección y el manejo de la información de uno o más fuentes y la distribución de esa información a uno o más audiencias. Esto en algunos casos involucra a ellos quienes tienen un papel en la producción o un derecho sobre la información. Gerenciar significa la organización de y el control sobre la estructura, el procesamiento y el envío de la información.

Durante los años 70, este proceso fue enfocado principalmente a archivos físicos, el mantenimiento de estos archivos, y la Gerencia del Ciclo de Vida de la Información de archivos físicos, otros medios y registros. Con la difusión de la tecnología de la información empezando en los años 70, el trabajo del manejo de la información tomó un nuevo rumbo, empezando con el área de mantenimiento de datos. Ya no fue un trabajo sencillo que cualquier podría llevar a cabo. Un entender de la tecnología fue necesario, además de la teoría atrás. El almacenimiento de la información se reenfocó a medios electrónicos, volviendo el trabajo más técnico.

A finales de los años 90, cuando la información ya empezó a mover por redes de computadores, los gerentes de redes volvieron manejadores de la información. Estos individuos ya empezó ser encargados de tareas de mayor complejidad, incluyendo manejos de equipos y software. Con las últimas herramientas disponibles, el manejo de la información ha vuelto un recurso poderoso y un gasto grande para muchas organizaciones.

En resumen, el manejo de la información involucra a la organización, recogida, adquisición y mantenimiento de la información. Está cercana a y cruce con la práctica de Manejo de Datos.

Conceptos en el Manejo de Información

Basado en la ciencia de comportamientos en la gerencia, liderado por Carnegie Mellon University, entre otras instituciones, la mayoría de las actividades en organizaciones de servicio está enfocada en la toma de decisiones y procesos de información. El factor crítico en el análisis de procesos de toma de decisiones y información es la capacidad limitada de los individuos a procesar la información y tomar decisiones debajo de estas limitaciones.

Según March y Simon<ref name="March Simon 1958">March, James G. and Simon, Herbert A. (1958),Pradeep praduman wg (2008) Organizations, John Wiley & Sons</ref>, las organizaciones deben ser considerados como sistemas cooperativos con un alto nivel de procesamiento de información y una necesidad grande para tomar decisiones en varios niveles. Además aseguran que existen factores que previenen a los individuos de actuar de manera estrictamente racional, opuesto a lo que se ha insistido teoristas clásicos. En su lugar, proponen que cualquier decisión es sub-óptimo dado que hay limitaciones de racionalidad por parte del tomador de decisiones.

En lugar del modelo del hombre económico, utilizado en la teoría clásica, propusieron el hombre administrativo como una alternativa basado en su argumentación sobre limitación cognitiva.

También existen dos aspectos importantes por considerar a raíz de las dinámicas ambientales y organizacionales. Primero, no es posible acceder, recoger y evaluar a toda información relevante para tomar una decisión específica a un precio razonable, ver <ref>Hedberg, Bo (1981), "How organizations learn and unlearn", in: Nyström, P.C. & Starbuck, W.H., Handbook of Organizational Design, Oxford University Press</ref>. Adicionalmente, según el marco económico, el costo de transacción asociado con el proceso de la información es demasiado alto. Segundo, las reglas establecidas organizacionalmente y sus procedimientos deben prevenir tomar la decisión más apropiada, es decir que la solución sub-óptima está escogida de acuerdo a la estructura de la organización y sus reglas, guías y procedimientos, ver<ref>Mackenzie K.D. (1978), Organizational Structures, AHM Publishing Corporation</ref> <ref>Mullins, L.J (1993), Management and Organizational Behaviours, 3rd ed., Pitman Publishing</ref>, an issue that also has been brought forward as a major critique against the principles of bureaucratic organizations.<ref>Wigand, Rolf T., Picot, Arnold and Reichwald, Ralf (1997), Information, Organization and Management: Expanding Markets and Corporate Boundaries, Wiley & Sons</ref>

El manejo de información, por ende, es decir la capacidad de una organización de procesar la información, está al centro de las competencias organizacionales y gerenciales. Consecuentemente, las estrategias organizacionales y su diseño se debe enfocar en mejorar la capacidad de procesamiento de información. Galbraith <ref> Galbraith, Jay R. p. 49 ff. (1977), Organization Design, Addison-Wesley</ref> ha identificado cinco estrategias de diseño organizativo entre dos categorías - un aumento en la capacidad de procesamiento y una necesidad reducida para el procesamiento de la información.

  1. Reducción de las necesidades de procesamiento de la información
    1. Gerencia ambiental
    2. La creación de recursos excedentes
    3. La creación de tareas autocontenidas
  2. Aumento de la capacidad de procesamiento de información de la organización
    1. Creación de relaciones laterales
    2. Sistemas de información vertical

Gerencia ambiental. En lugar de adaptarse a las circunstancias cambiantes del ambiente, la organización puede buscar cambiar a su ambiente. La colaboración vertical y horizaontal, i.e., la cooperación o integración con otras organizaciones en el sistema de valores de la industria son medios típicos de reducir la incertidumbre. Un ejemplo de incertidumbre reducido existe en relación al sistema de industria en su etapa de exigencias, el concepto de la colaboracíon mayorista-detallista, o respuesta eficiente al cliente.

Creación de recursos excedentes. Para así poder reducir a las excepciones, los niveles de disempeño pueden ser reducidos, de esta manera reduciendo el peso de la información sobre la jerarquía. Estos recursos excedentes adicionales, requeridos para reducir el procesamiento de la información en la jerarquía, representan un costo adicional a la organizacíon. Escoger este método claramente depende en los costos alternativos de los demás estrategias.

Creación de tareas autocontenidas. Lograr un cierre conceptual de las tareas es otra manera de reducir el procesamiento de la información. En este caso, la unidad de tareas tiene todos los recursos necesarios para llevar a cabo la tarea. Esta estrategia está enfocada en la descomposición de la tarea y su interacción entre las diferentes unidades organizacionales, ie., intefaces organizacionales y de la información.

Creación de relacionales laterales. En este caso, los procesos de toma de decisiones laterales están establecidos transversalmente entre unidades. Su objetivo es aplicar un sistema de subsidiaridad de toma de decisiones, ie., mover el poder de toma de decisiones al proceso mismo, en lugar de mover la información desde el proceso hacía la jerarquía para tomar las decisiones.

Inversión en sistemas de información vertial. En lugar de procesamiento de la información a través de los canales jerarquicas existentes, la organización puede establecer sistemas de información verticales. En este caso, el flujo de la información para una tarea específica (o conjunto de tareas) está direccionado de acuerdo a la logica aplicada del negocio, en lugar de la organización jerarquica.

De acuerdo al concepto de relaciones laterales, también vuelve posible emplear una forma organizacional diferente de la información jerarquica sencilla. La organización de matríz se enfoque en conyugar las bases funcionales y de producción y así lograr un balance en el procesamiento de la información y la toma de decisiones entre la estructura vertical (jerarquica) y horizontal (productiva). La creación de una organización de matriz también puede ser considerada como la respuesta de la generencia a una demanda persistente o permanente para una adaptación a dinamicas ambientales, en lugar de una respuesta a demandas episodicas.

Ver también

Referencias

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