Intranets Sectoriales Sala de Situación Humanitaria ColombiaSSH

Los Intranets por Cluster fueron diseñados como un servicio común humanitario desde el 2010 para responder a las necesidades de los Clusters de manejar su información entre el Cluster. A partir de noviembre 2013, se lanzó el Portal del Equipo Humanitario de País, un espacio diseñado a integrar las funciones de las distintas intranets, con lo cuál se ha ido suprimiendo estos espacios de información en preferencia para el Portal.

Introducción

Este documento presenta la iniciativa de intranets sectoriales como una estrategia para fortalecer el flujo de información y comunicación. En el marco de la emergencia invernal en Colombia, se realizó un estudio entre diferentes herramientas, y finalmente se hizo una selección. Se presenta y se describen las herramientas y alcances de la iniciativa planteada. Finalmente se adicionan guías de funcionamiento y algunas preguntas frecuentes.

Desafío

La gestión de información en emergencia es un reto para los coordinadores humanitarios. Este escenario usualmente implica la coordinación de actividades en diversos grupos, con miembros de diferentes organizaciones que a su vez cuentan con grados diferentes de competencia y capacitación técnica. El desafío consiste en aportar a clarificar y fortalecer a los flujos de información y comunicación dentro de estos actores en escenarios diversos; con una solución que, además, sea de fácil uso de forma que el tiempo y recursos usados en su implementación se destinen a ese objetivo de la forma más eficiente.

Una estrategia posible es la implementación de sistemas informáticos que funcionen en internet, que permitan compartir diferentes materiales con diferentes niveles de acceso, que permita el trabajo colaborativo entre miembros de diferentes organizaciones, y que funcionen como repositorio compartido. Adicionalmente es deseable que se pueda integrar a otras iniciativas y desarrollos, así como que sirva para soportar tareas de coordinación, como la sincronización de agendas y el depósito de ayudas de memoria y otros materiales, todo esto de manera centralizada.

Principios

Para seleccionar la herramienta se han seguido estos principios:

• Usabilidad: El sistema debe ser sencillo de utilizar, y la curva de aprendizaje debe ser poco pronunciada. En lo posible se debe apelar al conocimiento previo de los usuarios.

• Independencia de plataformas: El sistema debe ser independiente de una plataforma organizacional específica, pues los actores del proceso provienen de diferentes organizaciones.

• Viabilidad financiera: La implementación del sistema debe encontrarse dentro de las posibilidades financieras de la iniciativa.

• Funcionalidad: el sistema deberá proveer de diversas funcionalidades y aplicaciones de manera centralizada.

• Flexibilidad: el sistema debe adaptarse a las necesidades y uso de los actores vinculados.

• Facilidad de implementación: el sistema debe permitir adicionar y aumentar sus características de forma rápida.

• Delegación y control de acceso: el sistema debe permitir controlar diferentes niveles de acceso a los materiales, a diferentes personas.

Actores

Dentro de la iniciativa existen diferentes niveles de usuarios. El objetivo del sistema es apoyar la coordinación y fortalecer los flujos de información dentro de los miembros de la Sala de Situación Humanitaria.

Público objetivo

• Público objetivo 1: miembros de la sala puntos focales de manejo de información por sector
• Público objetivo 2: jefes y miembros de las agencias y organizaciones vinculadas
• Público objetivo 3: contrapartes que no son miembro de la sala de situación y público en general

Modelo de administración

Se reconocen en la implementación diferentes niveles

Nivel por sector

Se entiende que cada sector cuenta al menos con un líder y un punto focal de manejo de información. Se pueden entregar cuentas de acceso tipo líder_sector@colombiassh.org o info_sector@colombiassh.org (ejemplo: líder_salud@colombiassh.org , info_salud@colombiassh.org o líder_wash@colombiassh.org ) Adicionalmente se pueden otorgar otras cuentas en caso de ser necesario. Adicionalmente se pueden asignar estos roles a cuentas institucionales. El valor agregado de contar con una cuenta @colombiassh.org es la posibilidad de manejar de manera independiente el material gestionado por la sala, así como el histórico de las actividades relacionadas, de manera independiente a las cuentas particulares o personales.

Nivel de administración

• Administración y soporte general: a cargo de la Secretaría Técnica del GTMI y de OCHA, se encarga de configurar los servicios, crear los espacios y asignar a los administradores de cada intranet. Adicionalmente se presta asesoría técnica en procedimientos y se construyen guías de uso.

• Administración por sector: a cargo del punto focal del sector, se encarga de construir y alimentar las secciones, fomentar el uso de la herramienta, compartir y administrar niveles de acceso a su intranet, definir aspectos gráficos y funcionales de su sector.

• Usuario por sector: puede editar los elementos sobre los cuales tiene permiso, alimenta y edita información en los elementos compartidos.

• Usuario general: puede consultar los elementos públicos en cada intranet, puede participar en los espacios de discusión y puede diligenciar el formulario de contacto (si están configurados).

Solución propuesta

Luego de revisar diferentes opciones para la implementación (Open Atrium, PHProject, Word Press, Zoho) hemos propuesto la implementación de Apps, proveído por la empresa Google Inc. el cual cumple con la mayoría de los requerimientos planteados.

Servicios

• Sites: sitios web administrados de forma colaborativa por distintas personas que han sido designadas
• Calendar: Agenda (que puede ser compartida y pública)
• Bitacora: Boletines breves sobre los avances del sector
• Acceso: conjunto de nombre de usuario (o email) y clave que permite diferenciar a cada usuario dentro del sistema
• Rss: Posibilidad de enviar o recibir información para ser presentada en el sitio, desde diferentes sistemas informáticos
• Docs: Posibilidad de crear, editar, compartir y distribuir documentos de texto, hojas de calculo, presentaciones
• Chat: posibilidad de interactuar de manera sincrónica con los otros miembros de la sala de situación
• Listas: repositorio centralizado de listas de correo electrónico

Arquitectura de información

• Presentación
• Actas
• Directorio
• 4w
• Documentos marco

Preguntas frecuentes

• ¿Cómo accedo a las intranets sectoriales?
  • Visite http://www.colombiassh.org/sala donde encontrará los enlaces a las intranets ya activadas.

• ¿Para acceder a las intranets debo tener cuenta Gmail?
  • No es necesario contar con una cuenta Gmail para acceder a estos servicios. Se pueden compartir recursos y asignar privilegios a cuentas institucionales (tipo @un.org, @fao.org, @iom.int). para poder acceder al sistema de servicios Google se requiere asignar una contraseña asociada con el email corporativo.

• ¿Cómo obtengo un conjunto de usuario/clave para acceder a los servicios de Google?
  • Es posible asignar una contraseña a un email corporativo. Instrucciones aquí.

• No tengo acceso a un documento o recurso ¿Qué debo hacer?
  • Esto se puede deber a 1) no ha iniciado sesión en el sistema 2) no ha sido adicionado a la lista de personas que pueden consultar un documento o recurso. Para resolverlo por favor comuníquese con el punto focal del sector o con la Secretaría del GTMI.

• ¿Cómo activo la intranet de mi sector?
  • Como se ha informado en las reuniones del GTMI, las intranets ya han sido creadas, pero solo están activas las que cuentan con un punto focal definido. Si usted es el punto focal asignado y todavía no ha activado su intranet comuníquese con la Secretaría Técnica del GTMI.

• ¿Cómo consulto y administro el calendario de mi sector?
  • Una vez acceda al sistema de servicios Google visite el link “Calendar”, y desde ahí podrá crear y compartir la agenda del sector.

• ¿Cómo administro la lista de mi sector?
  • No todas las listas están definidas o creadas. En caso de no tenerlo, solicite el acceso a la Secretaría Técnica del GTMI.

Anexos

Matriz de comparación entre las soluciones propuestas

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Matriz de comparación entre las soluciones propuestas

• Necesidad de crear cuentas independientes: deben crearse cuentas por cada usuario nuevo en el sistema
• Agenda compartida: se puede gestionar de manera unificada la agenda de cada grupo
• Sitios web independientes: desde un mismo conjunto de usuario, clave y rol puede acceder a diferentes subsecciones y sectores
• Repositorio de documentos: permite almacenar documentos, gestionando fechas y niveles de acceso
• Nivel de conocimiento por usuarios: en general, que tan familiarizados están los usuarios con la herramienta. Qué nivel de conocimiento previo tienen.
• Curva de aprendizaje: en caso de implementar la herramienta, cuánto tiempo y esfuerzo se debe dedicar a aprender a usar la herramienta
• Soporte a addons: soporta funcionalidades desarrolladas por terceros
• Interoperabilidad: puede conectarse o visualizar información desde y hacia otros sistemas
• Diferentes niveles de acceso: permite diferenciar a los usuarios que acceden al sistema para que tengan o no acceso a recursos
• Diferentes niveles de usuarios: diferencia al menos administradores, coordinadores y usuarios
• Bitácora de acciones: permite centralizar pequeños informes de avance del grupo o sector
• Ofimática en línea: cuenta con opciones de creación y edición de documentos de diferente clase en línea
• Herramientas de interacción Foros / Chat / Listas: cuenta con estrategias para la interacción sincrónica o asincrónica de los usuarios
• Soporte dominio personalizado: se puede usar con un dominio institucional o no
• Opción de mail institucional: permite la creación de cuentas de email asociadas al dominio personalizado
• Compatibilidad con dispositivos móviles: los recursos publicados pueden ser accedidos / editados o sincronizados desde y hacia dispositivos móviles.
• Costo por usuario: cantidad de recursos financieros por usuario.

Términos de referencia a Puntos Focales de Manejo de Información en la Sala de Situación Humanitaria SSH

NOTA: Puede consultar la versión más reciente de los TOR en el portal del Grupo Temático de Manejo de Información GTMI en este sitio.