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Intranets Sectoriales Sala de Situación Humanitaria ColombiaSSH

2011-06-16T19:36:56Z

Dario: /* Estado actual */

==Introducción==
Este documento presenta la iniciativa de intranets sectoriales como una estrategia para fortalecer el flujo de información y comunicación. En el marco de la emergencia invernal en Colombia, se realizó un estudio entre diferentes herramientas, y finalmente se hizo una selección. Se presenta y se describen las herramientas y alcances de la iniciativa planteada. Finalmente se adicionan guías de funcionamiento y
algunas preguntas frecuentes.

==Desafío==

La gestión de información en emergencia es un reto para los coordinadores humanitario. Este escenario usualmente implica la coordinación de actividades en diversos grupos, con miembros de diferentes organizaciones que a su vez cuentan con grados diferentes de competencia y capacitación técnica. El desafío consiste en aportar a clarificar y fortalecer a los flujos de información y comunicación dentro de estos actores en escenarios diversos; con una solución que, además, sea de fácil uso de forma que el tiempo y recursos usados en su implementación se destinen a ese objetivo de la forma más eficiente.
Una estrategia posible es la implementación de sistemas informáticos que funcionen en internet, que permitan compartir diferentes materiales con diferentes niveles de acceso, que permita el trabajo colaborativo entre miembros de diferentes organizaciones, y que funcionen como repositorio compartido. Adicionalmente es deseable que se pueda integrar a otras iniciativas y desarrollos, así como que sirva para soportar tareas de coordinación, como la sincronización de agendas y el depósito de ayudas de memoria y otros materiales, todo esto de manera centralizada.

==Principios==

Para seleccionar la herramienta se han seguido estos principios:

*'''Usabilidad''': El sistema debe ser sencillo de utilizar, y la curva de aprendizaje debe ser poco pronunciada. En lo posible se debe apelar al conocimiento previo de los usuarios.

*'''Independencia de plataformas''': El sistema debe ser independiente de una plataforma organizacional específica, pues los actores del proceso provienen de diferentes organizaciones.

*'''Viabilidad financiera''': La implementación del sistema debe encontrarse dentro de las posibilidades financieras de la iniciativa.

*'''Funcionalidad''': el sistema deberá proveer de diversas funcionalidades y aplicaciones de manera centralizada.

*'''Flexibilidad''': el sistema debe adaptarse a las necesidades y uso de los actores vinculados.

*'''Facilidad de implementación''': el sistema debe permitir adicionar y aumentar sus características de forma rápida.

*'''Delegación y control de acceso''': el sistema debe permitir controlar diferentes niveles de acceso a los materiales, a diferentes personas.

==Actores==

Dentro de la iniciativa existen diferentes niveles de usuarios. El objetivo del sistema es apoyar la coordinación y fortalecer los flujos de información dentro de los miembros de la Sala de Situación Humanitaria.

===Público objetivo===

*Público objetivo 1: miembros de la sala puntos focales de manejo de información por sector
*Público objetivo 2: jefes y miembros de las agencias y organizaciones vinculadas
*Público objetivo 3: contrapartes que no son miembro de la sala de situación y público en general

===Modelo de administración===
Se reconocen en la implementación diferentes niveles

====Nivel por sector====
Se entiende que cada sector cuenta al menos con un líder y un punto focal de manejo de información. Se pueden entregar cuentas de acceso tipo líder_sector@colombiassh.org o info_sector@colombiassh.org (ejemplo: líder_salud@colombiassh.org , info_salud@colombiassh.org o líder_wash@colombiassh.org ) Adicionalmente se pueden otorgar otras cuentas en caso de ser necesario.
Adicionalmente se pueden asignar estos roles a cuentas institucionales. El valor agregado de contar con una cuenta @colombiassh.org es la posibilidad de manejar de manera independiente el material gestionado por la sala, así como el histórico de las actividades relacionadas, de manera independiente a las cuentas particulares o personales.

====Nivel de administración====

*'''Administración y soporte general''': a cargo de la Secretaría Técnica del GTMI y de OCHA, se encarga de configurar los servicios, crear los espacios y asignar a los administradores de cada intranet. Adicionalmente se presta asesoría técnica en procedimientos y se construyen guías de uso.

*'''Administración por sector''': a cargo del punto focal del sector, se encarga de construir y alimentar las secciones, fomentar el uso de la herramienta, compartir y administrar niveles de acceso a su intranet, definir aspectos gráficos y funcionales de su sector.

*'''Usuario por sector''': puede editar los elementos sobre los cuales tiene permiso, alimenta y edita información en los elementos compartidos.

*'''Usuario general''': puede consultar los elementos públicos en cada intranet, puede participar en los espacios de discusión y puede diligenciar el formulario de contacto (si están configurados).

==Solución propuesta==

Luego de revisar diferentes opciones para la implementación (Open Atrium, PHProject, Word Press, Zoho) hemos propuesto la implementación de Apps, proveído por la empresa Google Inc. el cual cumple con la mayoría de los requerimientos planteados.

===Servicios===

*'''Sites''': sitios web administrados de forma colaborativa por distintas personas que han sido designadas
*'''Calendar''': Agenda (que puede ser compartida y pública)
*'''Bitacora''': Boletines breves sobre los avances del sector
*'''Acceso''': conjunto de nombre de usuario (o email) y clave que permite diferenciar a cada usuario dentro del sistema
*'''Rss''': Posibilidad de enviar o recibir información para ser presentada en el sitio, desde diferentes sistemas informáticos
*'''Docs''': Posibilidad de crear, editar, compartir y distribuir documentos de texto, hojas de calculo, presentaciones
*'''Chat''': posibilidad de interactuar de manera sincrónica con los otros miembros de la sala de situación
*'''Listas''': repositorio centralizado de listas de correo electrónico

===Arquitectura de información===

*Presentación
*Actas
*Directorio
*4w
*Documentos marco

==Preguntas frecuentes==

*¿Cómo accedo a las intranets sectoriales?
**Visite http://www.colombiassh.org/sala donde encontrará los enlaces a las intranets ya activadas.

*¿Para acceder a las intranets debo tener cuenta Gmail?
**No es necesario contar con una cuenta Gmail para acceder a estos servicios. Se pueden compartir recursos y asignar privilegios a cuentas institucionales (tipo @un.org, @fao.org, @iom.int). para poder acceder al sistema de servicios Google se requiere asignar una contraseña asociada con el email corporativo.

*¿Cómo obtengo un conjunto de usuario/clave para acceder a los servicios de Google?
**Es posible asignar una contraseña a un email corporativo. Instrucciones en http://www.colombiassh.org/gtmi/wiki/index.php/Gu%C3%ADa_de_acceso_a_GoogleSites

*No tengo acceso a un documento o recurso ¿Qué debo hacer?
**Esto se puede deber a 1) no ha iniciado sesión en el sistema 2) no ha sido adicionado a la lista de personas que pueden consultar un documento o recurso. Para resolverlo por favor comuníquese con el punto focal del sector o con la Secretaría del GTMI.

*¿Cómo activo la intranet de mi sector?
**Como se ha informado en las reuniones del GTMI, las intranets ya han sido creadas, pero solo están activas las que cuentan con un punto focal definido. Si usted es el punto focal asignado y todavía no ha activado su intranet comuníquese con la Secretaría Técnica del GTMI.

*¿Cómo consulto y administro el calendario de mi sector?
**Una vez acceda al sistema de servicios Google visite el link “Calendar”, y desde ahí podrá crear y compartir la agenda del sector.

*¿Cómo administro la lista de mi sector?
**No todas las listas están definidas o creadas. En caso de no tenerlo, solicite el acceso a la Secretaría Técnica del GTMI.

==Anexos==

===Matriz de comparación entre las soluciones propuestas===

[[Archivo:Anexo 7.1.jpg|400px|thumb|center|Matriz de comparación entre las soluciones propuestas]]

*'''Necesidad de crear cuentas independientes''': deben crearse cuentas por cada usuario nuevo en el sistema
*'''Agenda compartida''': se puede gestionar de manera unificada la agenda de cada grupo
*'''Sitios web independientes''': desde un mismo conjunto de usuario, clave y rol puede acceder a diferentes subsecciones y sectores
*'''Repositorio de documentos''': permite almacenar documentos, gestionando fechas y niveles de acceso
*'''Nivel de conocimiento por usuarios''': en general, que tan familiarizados están los usuarios con la herramienta. Qué nivel de conocimiento previo tienen.
*'''Curva de aprendizaje''': en caso de implementar la herramienta, cuánto tiempo y esfuerzo se debe dedicar a aprender a usar la herramienta
*'''Soporte a addons''': soporta funcionalidades desarrolladas por terceros
*'''Interoperabilidad''': puede conectarse o visualizar información desde y hacia otros sistemas
*'''Diferentes niveles de acceso''': permite diferenciar a los usuarios que acceden al sistema para que tengan o no acceso a recursos
*'''Diferentes niveles de usuarios''': diferencia al menos administradores, coordinadores y usuarios
*'''Bitácora de acciones''': permite centralizar pequeños informes de avance del grupo o sector
*'''Ofimática en línea''': cuenta con opciones de creación y edición de documentos de diferente clase en línea
*'''Herramientas de interacción Foros / Chat / Listas''': cuenta con estrategias para la interacción sincrónica o asincrónica de los usuarios
*'''Soporte dominio personalizado''': se puede usar con un dominio institucional o no
*'''Opción de mail institucional''': permite la creación de cuentas de email asociadas al dominio personalizado
*'''Compatibilidad con dispositivos móviles''': los recursos publicados pueden ser accedidos / editados o sincronizados desde y hacia dispositivos móviles.
*'''Costo por usuario''': cantidad de recursos financieros por usuario.

===Términos de referencia a Puntos Focales de Manejo de Información en la Sala de Situación Humanitaria SSH===

NOTA: Puede consultar la versión más reciente de los TOR en el portal del Grupo Temático de Manejo de Información GTMI en http://www.colombiassh.org/gtmi/spip.php?article39

=== Estado actual ===

Se puede consultar en línea la matriz actualizada de implementación de las intranets

<br>

{| border="1" cellpadding="1" cellspacing="1"
|-
! scope="col" | CLUSTER
! scope="col" | Google Site
! scope="col" | Actas
! scope="col" width="100" align="center" | Lista de Contactos
! scope="col" width="120" align="center" | Calendario de reuniones
! scope="col" width="150" align="center" | Evaluaciones de Necesidades Sectoriales
! scope="col" width="100" | Guías, Estándares
! scope="col" align="center" width="140" | Herramientas para recopilar la información
! scope="col" | PF
! scope="col" | Organización
|-
| align="center" valign="middle" | Seguridad Alimentaria y Nutrición
| align="center" | Si
| align="center" | 3
| align="center" width="100" | Si
| align="center" | Si
| align="center" | Si
| align="center" width="100" | Si
| align="center" width="140" | Si
| align="center" | Felix Diesner
| align="center" | Cluster SAN
|-
| align="center" valign="middle" | Alojamiento y Ayuda no Alimentaria
| align="center" | Si
| align="center" | 2
| align="center" width="100" | Si
| align="center" | No
| align="center" | Si
| align="center" width="100" | Si
| align="center" width="140" | No
| align="center" | Martha Robledo
| align="center" | OIM
|-
| align="center" valign="middle" | Educación en Emergencia
| align="center" | Si
| align="center" | 0
| align="center" width="100" | No
| align="center" | Si
| align="center" | Si
| align="center" width="10" | Si
| align="center" width="140" | No
| align="center" | Claudia Camacho
| align="center" | UNICEF
|-
| valign="middle" align="center" | Coordinación
| align="center" | Si
| align="center" | 2
| align="center" width="100" | Si
| align="center" | Si
| align="center" | No
| align="center" width="100" | Si
| align="center" | Si
| align="center" | Jeffrey Villaveces
| align="center" | OCHA
|-
| align="center" | Agua y Saneamiento (CASH)
| align="center" | No
| align="center" | -
| align="center" | -
| align="center" | -
| align="center" | -
| align="center" | -
| align="center" | -
| align="center" | Sergio Riaga
| align="center" | UNICEF
|-
| align="center" | Salud
| align="center" | Si
| align="center" | 1
| align="center" | No
| align="center" | Si
| align="center" | Si
| align="center" | Si
| align="center" | No
| align="center" | Sandra Escandón
| align="center" | OPS
|-
| align="center" | Recuperación Temprana
| align="center" | No
| align="center" | -
| align="center" | -
| align="center" | -
| align="center" | -
| align="center" | -
| align="center" | -
| align="center" | Mauricio Katz
| align="center" | PNUD
|-
| align="center" | Protección
| align="center" | No
| align="center" | -
| align="center" | -
| align="center" | -
| align="center" | -
| align="center" | -
| align="center" | -
| align="center" | Alfredo Zamudio
| align="center" | ACNUR
|-
| align="center" | Telecomunicaciones en Emergencia
| align="center" | No
| align="center" | -
| align="center" | -
| align="center" | -
| align="center" | -
| align="center" | -
| align="center" | -
| align="center" | Vladimir barrero
| align="center" | OCHA
|}

[[Category:Cluster]]

4W

2011-04-11T20:10:12Z

Dario: /* Sala de Situación Humanitaria */

Los '''4W''' refieren a los [[bases de datos]] sobre quién hace qué donde y cuando, haciendo referencia a los W en inglés: who, what, when and where. Estos bases de datos se utilizan para coordinar la respuesta a la [[emergencia]] entre los miembros de la [[comunidad humanitaria]], y son parecidos a los llamados [[3W]], con la diferencia de que también incluyen la variable de 'donde'.

==Sala de Situación Humanitaria==
La [[Sala de Situación Humanitaria]] tiene entre sus responsabilidades manejar información sobre las intervenciones por municipio orientados a dar una respuesta a la situación de inundaciones en [[Colombia]]. Como acuerdo entre sus miembros, cada [[Cluster]] debe organizar su información incluyendo datos de:

*ID - una numeración consecutiva
*Código Interno - el código del proyecto según la organización que lo maneja
*Organización encargada - datos de la organización implementadora del proyecto
**Sigla - la sigla de la organización implementadora
**Nombre - el nombre de la organización implementadora
**Tipo - tipo de organización implementadora, entendido como [[Agencia SNU]], [[ONG]] nacional o internacional, agencia de cooperación o [[movimiento de la Cruz Roja]]. Entidades estatales no están incluidos dado que la SSH no organiza información de respuesta por parte del estado.
*Operador - la organización que financia y supervisa el proyecto
**Sigla
**Nombre
**Tipo
*Sector - el sector o [[Cluster]] a que corresponde el proyecto, no puede ser más de uno, incluyendo las siguientes categorías:
**[[Agua, saneamiento e higiene]]
**[[Alojamiento y ayuda no alimentaria]]
**[[Coordinación]]
**[[Educación en Emergencia]]
**[[Protección]]
**[[Recuperación Temprana]]
**[[Seguridad Alimentaria]] y [[Nutrición]]
**[[Telecomunicaciones en Emergencia]]
*Sector Acción Social - Sector al que corresponde el proyecto teniendo en cuenta la clasificación de Acción Social
**Alerta Temprana.
**Asistencia Humanitaria.
**Educación.
**Construcción, dotación y administración de albergues temporales y/o subsidios de arrendamiento a población que por fuerza mayor debe ser reubicada.
**Agua Potable y Saneamiento básico.
**Salud integral, control y vigilancia epidemiológica.
**Banco de materiales de construcción para reparación y reconstrucción de viviendas, escuelas y hospitales afectados, y apoyos a procesos de reubicación y reconstrucción.
**Infraestructura vial, obras de emergencia.
**Rehabilitación sector agropecuario.
**Reactivación económica de las zonas afectadas.
**Obras de prevención y mitigación.
**Fortalecimiento de las entidades Operativas del Sistema Nacional para la Prevención y Atención de Desastres.
**Otros.
*Recursos - Fuente o donante del cual provienen los recursos para los proyectos.
**Fuente de los recursos.
**Monto.
*Intervención - datos sobre el periodo de implementación y su presupuesto
**Fecha de inicio
**Fecha de finalización
**Tiempo de ejecución
**Presupuesto (USD$)
**[[CERF]]
**[[ERF]]
**Descripción de la ayuda
*Contacto en Terreno
**Responsable
**Correo Electrónico
**Celular
*Cobertura
**[[DIVIPOLA]] - el código oficial del municipio de la intervención
**[[Departamento]]
**[[Municipio]]
*Población Beneficiaria
**Personas
*Observaciones y fecha de carga

==Sistema de Información UNDAF==
Además de organizar información en Colombia con respecto a la respuesta a la emergencia, el [[Sistema de las Naciones Unidas]] en el país organiza información sobre programas, proyectos e intervenciones entre el marco del [[UNDAF]].

==Enlace Externo==
*[https://spreadsheets.google.com/ccc?key=0Ap3En8qoK0OCdFpkbVA1cmZtSGw3QmJ4Q1Zub1FadVE#gid=0 Matriz 4W de la SSH]
*[http://190.144.128.6/sissh/login_undaf.php Sistema de Proyectos UNDAF]

4W

2011-04-11T20:09:19Z

Dario: /* Sala de Situación Humanitaria */

Los '''4W''' refieren a los [[bases de datos]] sobre quién hace qué donde y cuando, haciendo referencia a los W en inglés: who, what, when and where. Estos bases de datos se utilizan para coordinar la respuesta a la [[emergencia]] entre los miembros de la [[comunidad humanitaria]], y son parecidos a los llamados [[3W]], con la diferencia de que también incluyen la variable de 'donde'.

==Sala de Situación Humanitaria==
La [[Sala de Situación Humanitaria]] tiene entre sus responsabilidades manejar información sobre las intervenciones por municipio orientados a dar una respuesta a la situación de inundaciones en [[Colombia]]. Como acuerdo entre sus miembros, cada [[Cluster]] debe organizar su información incluyendo datos de:

*ID - una numeración consecutiva
*Código Interno - el código del proyecto según la organización que lo maneja
*Organización encargada - datos de la organización implementadora del proyecto
**Sigla - la sigla de la organización implementadora
**Nombre - el nombre de la organización implementadora
**Tipo - tipo de organización implementadora, entendido como [[Agencia SNU]], [[ONG]] nacional o internacional, agencia de cooperación o [[movimiento de la Cruz Roja]]. Entidades estatales no están incluidos dado que la SSH no organiza información de respuesta por parte del estado.
*Operador - la organización que financia y supervisa el proyecto
**Sigla
**Nombre
**Tipo
*Sector - el sector o [[Cluster]] a que corresponde el proyecto, no puede ser más de uno, incluyendo las siguientes categorías:
**[[Agua, saneamiento e higiene]]
**[[Alojamiento y ayuda no alimentaria]]
**[[Coordinación]]
**[[Educación en Emergencia]]
**[[Protección]]
**[[Recuperación Temprana]]
**[[Seguridad Alimentaria]] y [[Nutrición]]
**[[Telecomunicaciones en Emergencia]]
*Sector Acción Social - Sector al que corresponde el proyecto teniendo en cuenta la clasificación de Acción Social
**Alerta Temprana.
**Asistencia Humanitaria.
**Educación.
**Construcción, dotación y administración de albergues temporales y/o subsidios de arrendamiento a población que por fuerza mayor debe ser reubicada.
**Agua Potable y Saneamiento básico.
**Salud integral, control y vigilancia epidemiológica.
**Banco de materiales de construcción para reparación y reconstrucción de viviendas, escuelas y hospitales afectados, y apoyos a procesos de reubicación y reconstrucción.
**Infraestructura vial, obras de emergencia.
**Rehabilitación sector agropecuario.
**Reactivación económica de las zonas afectadas.
**Obras de prevención y mitigación.
**Fortalecimiento de las entidades Operativas del Sistema Nacional para la Prevención y Atención de Desastres.
**Otros.
*Recursos - Fuente de la cual provienen los recursos para los proyectos.
**Fuente de los recursos.
**Monto.
*Intervención - datos sobre el periodo de implementación y su presupuesto
**Fecha de inicio
**Fecha de finalización
**Tiempo de ejecución
**Presupuesto (USD$)
**[[CERF]]
**[[ERF]]
**Descripción de la ayuda
*Contacto en Terreno
**Responsable
**Correo Electrónico
**Celular
*Cobertura
**[[DIVIPOLA]] - el código oficial del municipio de la intervención
**[[Departamento]]
**[[Municipio]]
*Población Beneficiaria
**Personas
*Observaciones y fecha de carga

==Sistema de Información UNDAF==
Además de organizar información en Colombia con respecto a la respuesta a la emergencia, el [[Sistema de las Naciones Unidas]] en el país organiza información sobre programas, proyectos e intervenciones entre el marco del [[UNDAF]].

==Enlace Externo==
*[https://spreadsheets.google.com/ccc?key=0Ap3En8qoK0OCdFpkbVA1cmZtSGw3QmJ4Q1Zub1FadVE#gid=0 Matriz 4W de la SSH]
*[http://190.144.128.6/sissh/login_undaf.php Sistema de Proyectos UNDAF]

4W

2011-04-11T19:33:49Z

Dario: /* Sala de Situación Humanitaria */

Los '''4W''' refieren a los [[bases de datos]] sobre quién hace qué donde y cuando, haciendo referencia a los W en inglés: who, what, when and where. Estos bases de datos se utilizan para coordinar la respuesta a la [[emergencia]] entre los miembros de la [[comunidad humanitaria]], y son parecidos a los llamados [[3W]], con la diferencia de que también incluyen la variable de 'donde'.

==Sala de Situación Humanitaria==
La [[Sala de Situación Humanitaria]] tiene entre sus responsabilidades manejar información sobre las intervenciones por municipio orientados a dar una respuesta a la situación de inundaciones en [[Colombia]]. Como acuerdo entre sus miembros, cada [[Cluster]] debe organizar su información incluyendo datos de:

*ID - una numeración consecutiva
*Código Interno - el código del proyecto según la organización que lo maneja
*Organización encargada - datos de la organización implementadora del proyecto
**Sigla - la sigla de la organización implementadora
**Nombre - el nombre de la organización implementadora
**Tipo - tipo de organización implementadora, entendido como [[Agencia SNU]], [[ONG]] nacional o internacional, agencia de cooperación o [[movimiento de la Cruz Roja]]. Entidades estatales no están incluidos dado que la SSH no organiza información de respuesta por parte del estado.
*Operador - la organización que financia y supervisa el proyecto
**Sigla
**Nombre
**Tipo
*Sector - el sector o [[Cluster]] a que corresponde el proyecto, no puede ser más de uno, incluyendo las siguientes categorías:
**[[Agua, saneamiento e higiene]]
**[[Alojamiento y ayuda no alimentaria]]
**[[Coordinación]]
**[[Educación en Emergencia]]
**[[Protección]]
**[[Recuperación Temprana]]
**[[Seguridad Alimentaria]] y [[Nutrición]]
**[[Telecomunicaciones en Emergencia]]
*Sector Acción Social - Sector al que corresponde el proyecto teniendo en cuenta la clasificación de Acción Social
**Alerta Temprana.
**Asistencia Humanitaria.
**Educación.
**Construcción, dotación y administración de albergues temporales y/o subsidios de arrendamiento a población que por fuerza mayor debe ser reubicada.
**Agua Potable y Saneamiento básico.
**Salud integral, control y vigilancia epidemiológica.
**Banco de materiales de construcción para reparación y reconstrucción de viviendas, escuelas y hospitales afectados, y apoyos a procesos de reubicación y reconstrucción.
**Infraestructura vial, obras de emergencia.
**Rehabilitación sector agropecuario.
**Reactivación económica de las zonas afectadas.
**Obras de prevención y mitigación.
**Fortalecimiento de las entidades Operativas del Sistema Nacional para la Prevención y Atención de Desastres.
**Otros.
*Recursos - Fuente de la cual provienen los recursos para los proyectos.
*Intervención - datos sobre el periodo de implementación y su presupuesto
**Fecha de inicio
**Fecha de finalización
**Tiempo de ejecución
**Presupuesto (USD$)
**[[CERF]]
**[[ERF]]
**Descripción de la ayuda
*Contacto en Terreno
**Responsable
**Correo Electrónico
**Celular
*Cobertura
**[[DIVIPOLA]] - el código oficial del municipio de la intervención
**[[Departamento]]
**[[Municipio]]
*Población Beneficiaria
**Personas
*Observaciones y fecha de carga

==Sistema de Información UNDAF==
Además de organizar información en Colombia con respecto a la respuesta a la emergencia, el [[Sistema de las Naciones Unidas]] en el país organiza información sobre programas, proyectos e intervenciones entre el marco del [[UNDAF]].

==Enlace Externo==
*[https://spreadsheets.google.com/ccc?key=0Ap3En8qoK0OCdFpkbVA1cmZtSGw3QmJ4Q1Zub1FadVE#gid=0 Matriz 4W de la SSH]
*[http://190.144.128.6/sissh/login_undaf.php Sistema de Proyectos UNDAF]

4W

2011-04-11T19:32:09Z

Dario: /* Sala de Situación Humanitaria */

Los '''4W''' refieren a los [[bases de datos]] sobre quién hace qué donde y cuando, haciendo referencia a los W en inglés: who, what, when and where. Estos bases de datos se utilizan para coordinar la respuesta a la [[emergencia]] entre los miembros de la [[comunidad humanitaria]], y son parecidos a los llamados [[3W]], con la diferencia de que también incluyen la variable de 'donde'.

==Sala de Situación Humanitaria==
La [[Sala de Situación Humanitaria]] tiene entre sus responsabilidades manejar información sobre las intervenciones por municipio orientados a dar una respuesta a la situación de inundaciones en [[Colombia]]. Como acuerdo entre sus miembros, cada [[Cluster]] debe organizar su información incluyendo datos de:

*ID - una numeración consecutiva
*Código Interno - el código del proyecto según la organización que lo maneja
*Organización encargada - datos de la organización implementadora del proyecto
**Sigla - la sigla de la organización implementadora
**Nombre - el nombre de la organización implementadora
**Tipo - tipo de organización implementadora, entendido como [[Agencia SNU]], [[ONG]] nacional o internacional, agencia de cooperación o [[movimiento de la Cruz Roja]]. Entidades estatales no están incluidos dado que la SSH no organiza información de respuesta por parte del estado.
*Operador - la organización que financia y supervisa el proyecto
**Sigla
**Nombre
**Tipo
*Sector - el sector o [[Cluster]] a que corresponde el proyecto, no puede ser más de uno, incluyendo las siguientes categorías:
**[[Agua, saneamiento e higiene]]
**[[Alojamiento y ayuda no alimentaria]]
**[[Coordinación]]
**[[Educación en Emergencia]]
**[[Protección]]
**[[Recuperación Temprana]]
**[[Seguridad Alimentaria]] y [[Nutrición]]
**[[Telecomunicaciones en Emergencia]]
*Sector Acción Social - Sector al que corresponde el proyecto teniendo en cuenta la clasificación de Acción Social
**Alerta Temprana.
**Asistencia Humanitaria.
**Educación.
**Construcción, dotación y administración de albergues temporales y/o subsidios de arrendamiento a población que por fuerza mayor debe ser reubicada.
**Agua Potable y Saneamiento básico.
**Salud integral, control y vigilancia epidemiológica.
**Banco de materiales de construcción para reparación y reconstrucción de viviendas, escuelas y hospitales afectados, y apoyos a procesos de reubicación y reconstrucción.
**Infraestructura vial, obras de emergencia.
**Rehabilitación sector agropecuario.
**Reactivación económica de las zonas afectadas.
**Obras de prevención y mitigación.
**Fortalecimiento de las entidades Operativas del Sistema Nacional para la Prevención y Atención de Desastres.
**Otros.
*Recursos - Fuente de la cual provienen los recursos para los proyectos.
*Intervención - datos sobre el periodo de implementación y su presupuesto
**Fecha de inicio
**Fecha de finalización
**Tiempo de ejecución
**Presupuesto (USD$)
**[[CERF]]
**[[ERF]]
**Descripción de la ayuda
*Cobertura
**[[DIVIPOLA]] - el código oficial del municipio de la intervención
**[[Departamento]]
**[[Municipio]]
*Población Beneficiaria
**Personas
*Observaciones y fecha de carga

==Sistema de Información UNDAF==
Además de organizar información en Colombia con respecto a la respuesta a la emergencia, el [[Sistema de las Naciones Unidas]] en el país organiza información sobre programas, proyectos e intervenciones entre el marco del [[UNDAF]].

==Enlace Externo==
*[https://spreadsheets.google.com/ccc?key=0Ap3En8qoK0OCdFpkbVA1cmZtSGw3QmJ4Q1Zub1FadVE#gid=0 Matriz 4W de la SSH]
*[http://190.144.128.6/sissh/login_undaf.php Sistema de Proyectos UNDAF]

4W

2011-04-11T18:08:21Z

Dario: /* Sala de Situación Humanitaria */

Los '''4W''' refieren a los [[bases de datos]] sobre quién hace qué donde y cuando, haciendo referencia a los W en inglés: who, what, when and where. Estos bases de datos se utilizan para coordinar la respuesta a la [[emergencia]] entre los miembros de la [[comunidad humanitaria]], y son parecidos a los llamados [[3W]], con la diferencia de que también incluyen la variable de 'donde'.

==Sala de Situación Humanitaria==
La [[Sala de Situación Humanitaria]] tiene entre sus responsabilidades manejar información sobre las intervenciones por municipio orientados a dar una respuesta a la situación de inundaciones en [[Colombia]]. Como acuerdo entre sus miembros, cada [[Cluster]] debe organizar su información incluyendo datos de:

*ID - una numeración consecutiva
*Código Interno - el código del proyecto según la organización que lo maneja
*Organización encargada - datos de la organización implementadora del proyecto
**Sigla - la sigla de la organización implementadora
**Nombre - el nombre de la organización implementadora
**Tipo - tipo de organización implementadora, entendido como [[Agencia SNU]], [[ONG]] nacional o internacional, agencia de cooperación o [[movimiento de la Cruz Roja]]. Entidades estatales no están incluidos dado que la SSH no organiza información de respuesta por parte del estado.
*Operador - la organización que financia y supervisa el proyecto
**Sigla
**Nombre
**Tipo
*Sector - el sector o [[Cluster]] a que corresponde el proyecto, no puede ser más de uno, incluyendo las siguientes categorías:
**[[Agua, saneamiento e higiene]]
**[[Alojamiento y ayuda no alimentaria]]
**[[Coordinación]]
**[[Educación en Emergencia]]
**[[Protección]]
**[[Recuperación Temprana]]
**[[Seguridad Alimentaria]] y [[Nutrición]]
**[[Telecomunicaciones en Emergencia]]
*Recursos - Fuente de la cual provienen los recursos
*Intervención - datos sobre el periodo de implementación y su presupuesto
**Fecha de inicio
**Fecha de finalización
**Tiempo de ejecución
**Presupuesto (USD$)
**[[CERF]]
**[[ERF]]
**Descripción de la ayuda
*Cobertura
**[[DIVIPOLA]] - el código oficial del municipio de la intervención
**[[Departamento]]
**[[Municipio]]
*Población Beneficiaria
**Personas
*Observaciones y fecha de carga

==Sistema de Información UNDAF==
Además de organizar información en Colombia con respecto a la respuesta a la emergencia, el [[Sistema de las Naciones Unidas]] en el país organiza información sobre programas, proyectos e intervenciones entre el marco del [[UNDAF]].

==Enlace Externo==
*[https://spreadsheets.google.com/ccc?key=0Ap3En8qoK0OCdFpkbVA1cmZtSGw3QmJ4Q1Zub1FadVE#gid=0 Matriz 4W de la SSH]
*[http://190.144.128.6/sissh/login_undaf.php Sistema de Proyectos UNDAF]

Intranets Sectoriales Sala de Situación Humanitaria ColombiaSSH

2011-04-06T21:15:37Z

Dario:

==Introducción==
Este documento presenta la iniciativa de intranets sectoriales como una estrategia para fortalecer el flujo de información y comunicación. En el marco de la emergencia invernal en Colombia, se realizó un estudio entre diferentes herramientas, y finalmente se hizo una selección. Se presenta y se describen las herramientas y alcances de la iniciativa planteada. Finalmente se adicionan guías de funcionamiento y
algunas preguntas frecuentes.

==Desafío==

La gestión de información en emergencia es un reto para los coordinadores humanitario. Este escenario usualmente implica la coordinación de actividades en diversos grupos, con miembros de diferentes organizaciones que a su vez cuentan con grados diferentes de competencia y capacitación técnica. El desafío consiste en aportar a clarificar y fortalecer a los flujos de información y comunicación dentro de estos actores en escenarios diversos; con una solución que, además, sea de fácil uso de forma que el tiempo y recursos usados en su implementación se destinen a ese objetivo de la forma más eficiente.
Una estrategia posible es la implementación de sistemas informáticos que funcionen en internet, que permitan compartir diferentes materiales con diferentes niveles de acceso, que permita el trabajo colaborativo entre miembros de diferentes organizaciones, y que funcionen como repositorio compartido. Adicionalmente es deseable que se pueda integrar a otras iniciativas y desarrollos, así como que sirva para soportar tareas de coordinación, como la sincronización de agendas y el depósito de ayudas de memoria y otros materiales, todo esto de manera centralizada.

==Principios==

Para seleccionar la herramienta se han seguido estos principios:

*'''Usabilidad''': El sistema debe ser sencillo de utilizar, y la curva de aprendizaje debe ser poco pronunciada. En lo posible se debe apelar al conocimiento previo de los usuarios.

*'''Independencia de plataformas''': El sistema debe ser independiente de una plataforma organizacional específica, pues los actores del proceso provienen de diferentes organizaciones.

*'''Viabilidad financiera''': La implementación del sistema debe encontrarse dentro de las posibilidades financieras de la iniciativa.

*'''Funcionalidad''': el sistema deberá proveer de diversas funcionalidades y aplicaciones de manera centralizada.

*'''Flexibilidad''': el sistema debe adaptarse a las necesidades y uso de los actores vinculados.

*'''Facilidad de implementación''': el sistema debe permitir adicionar y aumentar sus características de forma rápida.

*'''Delegación y control de acceso''': el sistema debe permitir controlar diferentes niveles de acceso a los materiales, a diferentes personas.

==Actores==

Dentro de la iniciativa existen diferentes niveles de usuarios. El objetivo del sistema es apoyar la coordinación y fortalecer los flujos de información dentro de los miembros de la Sala de Situación Humanitaria.

===Público objetivo===

*Público objetivo 1: miembros de la sala puntos focales de manejo de información por sector
*Público objetivo 2: jefes y miembros de las agencias y organizaciones vinculadas
*Público objetivo 3: contrapartes que no son miembro de la sala de situación y público en general

===Modelo de administración===
Se reconocen en la implementación diferentes niveles

====Nivel por sector====
Se entiende que cada sector cuenta al menos con un líder y un punto focal de manejo de información. Se pueden entregar cuentas de acceso tipo líder_sector@colombiassh.org o info_sector@colombiassh.org (ejemplo: líder_salud@colombiassh.org , info_salud@colombiassh.org o líder_wash@colombiassh.org ) Adicionalmente se pueden otorgar otras cuentas en caso de ser necesario.
Adicionalmente se pueden asignar estos roles a cuentas institucionales. El valor agregado de contar con una cuenta @colombiassh.org es la posibilidad de manejar de manera independiente el material gestionado por la sala, así como el histórico de las actividades relacionadas, de manera independiente a las cuentas particulares o personales.

====Nivel de administración====

*'''Administración y soporte general''': a cargo de la Secretaría Técnica del GTMI y de OCHA, se encarga de configurar los servicios, crear los espacios y asignar a los administradores de cada intranet. Adicionalmente se presta asesoría técnica en procedimientos y se construyen guías de uso.

*'''Administración por sector''': a cargo del punto focal del sector, se encarga de construir y alimentar las secciones, fomentar el uso de la herramienta, compartir y administrar niveles de acceso a su intranet, definir aspectos gráficos y funcionales de su sector.

*'''Usuario por sector''': puede editar los elementos sobre los cuales tiene permiso, alimenta y edita información en los elementos compartidos.

*'''Usuario general''': puede consultar los elementos públicos en cada intranet, puede participar en los espacios de discusión y puede diligenciar el formulario de contacto (si están configurados).

==Solución propuesta==

Luego de revisar diferentes opciones para la implementación (Open Atrium, PHProject, Word Press, Zoho) hemos propuesto la implementación de Apps, proveído por la empresa Google Inc. el cual cumple con la mayoría de los requerimientos planteados.

===Servicios===

*'''Sites''': sitios web administrados de forma colaborativa por distintas personas que han sido designadas
*'''Calendar''': Agenda (que puede ser compartida y pública)
*'''Bitacora''': Boletines breves sobre los avances del sector
*'''Acceso''': conjunto de nombre de usuario (o email) y clave que permite diferenciar a cada usuario dentro del sistema
*'''Rss''': Posibilidad de enviar o recibir información para ser presentada en el sitio, desde diferentes sistemas informáticos
*'''Docs''': Posibilidad de crear, editar, compartir y distribuir documentos de texto, hojas de calculo, presentaciones
*'''Chat''': posibilidad de interactuar de manera sincrónica con los otros miembros de la sala de situación
*'''Listas''': repositorio centralizado de listas de correo electrónico

===Arquitectura de información===

*Presentación
*Actas
*Directorio
*4w
*Documentos marco

==Preguntas frecuentes==

*¿Cómo accedo a las intranets sectoriales?
**Visite http://www.colombiassh.org/sala donde encontrará los enlaces a las intranets ya activadas.

*¿Para acceder a las intranets debo tener cuenta Gmail?
**No es necesario contar con una cuenta Gmail para acceder a estos servicios. Se pueden compartir recursos y asignar privilegios a cuentas institucionales (tipo @un.org, @fao.org, @iom.int). para poder acceder al sistema de servicios Google se requiere asignar una contraseña asociada con el email corporativo.

*¿Cómo obtengo un conjunto de usuario/clave para acceder a los servicios de Google?
**Es posible asignar una contraseña a un email corporativo. Instrucciones en http://www.colombiassh.org/gtmi/wiki/index.php/Gu%C3%ADa_de_acceso_a_GoogleSites

*No tengo acceso a un documento o recurso ¿Qué debo hacer?
**Esto se puede deber a 1) no ha iniciado sesión en el sistema 2) no ha sido adicionado a la lista de personas que pueden consultar un documento o recurso. Para resolverlo por favor comuníquese con el punto focal del sector o con la Secretaría del GTMI.

*¿Cómo activo la intranet de mi sector?
**Como se ha informado en las reuniones del GTMI, las intranets ya han sido creadas, pero solo están activas las que cuentan con un punto focal definido. Si usted es el punto focal asignado y todavía no ha activado su intranet comuníquese con la Secretaría Técnica del GTMI.

*¿Cómo consulto y administro el calendario de mi sector?
**Una vez acceda al sistema de servicios Google visite el link “Calendar”, y desde ahí podrá crear y compartir la agenda del sector.

*¿Cómo administro la lista de mi sector?
**No todas las listas están definidas o creadas. En caso de no tenerlo, solicite el acceso a la Secretaría Técnica del GTMI.

==Anexos==

===Matriz de comparación entre las soluciones propuestas===

[[Archivo:Anexo 7.1.jpg|400px|thumb|center|Matriz de comparación entre las soluciones propuestas]]

*'''Necesidad de crear cuentas independientes''': deben crearse cuentas por cada usuario nuevo en el sistema
*'''Agenda compartida''': se puede gestionar de manera unificada la agenda de cada grupo
*'''Sitios web independientes''': desde un mismo conjunto de usuario, clave y rol puede acceder a diferentes subsecciones y sectores
*'''Repositorio de documentos''': permite almacenar documentos, gestionando fechas y niveles de acceso
*'''Nivel de conocimiento por usuarios''': en general, que tan familiarizados están los usuarios con la herramienta. Qué nivel de conocimiento previo tienen.
*'''Curva de aprendizaje''': en caso de implementar la herramienta, cuánto tiempo y esfuerzo se debe dedicar a aprender a usar la herramienta
*'''Soporte a addons''': soporta funcionalidades desarrolladas por terceros
*'''Interoperabilidad''': puede conectarse o visualizar información desde y hacia otros sistemas
*'''Diferentes niveles de acceso''': permite diferenciar a los usuarios que acceden al sistema para que tengan o no acceso a recursos
*'''Diferentes niveles de usuarios''': diferencia al menos administradores, coordinadores y usuarios
*'''Bitácora de acciones''': permite centralizar pequeños informes de avance del grupo o sector
*'''Ofimática en línea''': cuenta con opciones de creación y edición de documentos de diferente clase en línea
*'''Herramientas de interacción Foros / Chat / Listas''': cuenta con estrategias para la interacción sincrónica o asincrónica de los usuarios
*'''Soporte dominio personalizado''': se puede usar con un dominio institucional o no
*'''Opción de mail institucional''': permite la creación de cuentas de email asociadas al dominio personalizado
*'''Compatibilidad con dispositivos móviles''': los recursos publicados pueden ser accedidos / editados o sincronizados desde y hacia dispositivos móviles.
*'''Costo por usuario''': cantidad de recursos financieros por usuario.

===Términos de referencia a Puntos Focales de Manejo de Información en la Sala de Situación Humanitaria SSH===

NOTA: Puede consultar la versión más reciente de los TOR en el portal del Grupo Temático de Manejo de Información GTMI en http://www.colombiassh.org/gtmi/spip.php?article39

=== Estado actual ===

Se puede consultar en línea la matriz actualizada de implementación de las intranets

<br>

{| border="1" cellpadding="1" cellspacing="1"
|-
! scope="col" | CLUSTER
! scope="col" | Google Site
! scope="col" | Actas
! scope="col" width="100" align="center" | Lista de Contactos
! scope="col" width="120" align="center" | Calendario de reuniones
! scope="col" width="150" align="center" | Evaluaciones de Necesidades Sectoriales
! scope="col" width="100" | Guías, Estándares
! scope="col" align="center" width="140" | Herramientas para recopilar la información
! scope="col" | PF
! scope="col" | Organización
|-
| align="center" valign="middle" | Seguridad Alimentaria y Nutrición
| align="center" | Si
| align="center" | 3
| align="center" width="100" | Si
| align="center" | Si
| align="center" | Si
| align="center" width="100" | Si
| align="center" width="140" | Si
| align="center" | Felix Diesner
| align="center" | Cluster SAN
|-
| align="center" valign="middle" | Alojamiento y Ayuda no Alimentaria
| align="center" | Si
| align="center" | 2
| align="center" width="100" | Si
| align="center" | No
| align="center" | Si
| align="center" width="100" | Si
| align="center" width="140" | No
| align="center" | Martha Robledo
| align="center" | OIM
|-
| align="center" valign="middle" | Educación en Emergencia
| align="center" | Si
| align="center" | 0
| align="center" width="100" | No
| align="center" | Si
| align="center" | Si
| align="center" width="10" | Si
| align="center" width="140" | No
| align="center" | Claudia Camacho
| align="center" | UNICEF
|-
| valign="middle" align="center" | Coordinación
| align="center" | Si
| align="center" | 2
| align="center" width="100" | Si
| align="center" | Si
| align="center" | No
| align="center" width="100" | Si
| align="center" | Si
| align="center" | Jeffrey Villaveces
| align="center" | OCHA
|-
| align="center" | Agua y Saneamiento (CASH)
| align="center" | No
| align="center" | -
| align="center" | -
| align="center" | -
| align="center" | -
| align="center" | -
| align="center" | -
| align="center" | Sergio Riaga
| align="center" | UNICEF
|-
| align="center" | Salud
| align="center" | Si
| align="center" | -
| align="center" | -
| align="center" | -
| align="center" | -
| align="center" | -
| align="center" | -
| align="center" | Sandra Escandón
| align="center" | OPS
|-
| align="center" | Recuperación Temprana
| align="center" | No
| align="center" | -
| align="center" | -
| align="center" | -
| align="center" | -
| align="center" | -
| align="center" | -
| align="center" | Mauricio Katz
| align="center" | PNUD
|-
| align="center" | Protección
| align="center" | No
| align="center" | -
| align="center" | -
| align="center" | -
| align="center" | -
| align="center" | -
| align="center" | -
| align="center" | -
| align="center" | -
|-
| align="center" | Telecomunicaciones en Emergencia
| align="center" | No
| align="center" | -
| align="center" | -
| align="center" | -
| align="center" | -
| align="center" | -
| align="center" | -
| align="center" | Vladimir barrero
| align="center" | OCHA
|}

[[Category:Cluster]]

Intranets Sectoriales Sala de Situación Humanitaria ColombiaSSH

2011-04-06T20:58:25Z

Dario:

==Introducción==
Este documento presenta la iniciativa de intranets sectoriales como una estrategia para fortalecer el flujo de información y comunicación. En el marco de la emergencia invernal en Colombia, se realizó un estudio entre diferentes herramientas, y finalmente se hizo una selección. Se presenta y se describen las herramientas y alcances de la iniciativa planteada. Finalmente se adicionan guías de funcionamiento y
algunas preguntas frecuentes.

==Desafío==

La gestión de información en emergencia es un reto para los coordinadores humanitario. Este escenario usualmente implica la coordinación de actividades en diversos grupos, con miembros de diferentes organizaciones que a su vez cuentan con grados diferentes de competencia y capacitación técnica. El desafío consiste en aportar a clarificar y fortalecer a los flujos de información y comunicación dentro de estos actores en escenarios diversos; con una solución que, además, sea de fácil uso de forma que el tiempo y recursos usados en su implementación se destinen a ese objetivo de la forma más eficiente.
Una estrategia posible es la implementación de sistemas informáticos que funcionen en internet, que permitan compartir diferentes materiales con diferentes niveles de acceso, que permita el trabajo colaborativo entre miembros de diferentes organizaciones, y que funcionen como repositorio compartido. Adicionalmente es deseable que se pueda integrar a otras iniciativas y desarrollos, así como que sirva para soportar tareas de coordinación, como la sincronización de agendas y el depósito de ayudas de memoria y otros materiales, todo esto de manera centralizada.

==Principios==

Para seleccionar la herramienta se han seguido estos principios:

*'''Usabilidad''': El sistema debe ser sencillo de utilizar, y la curva de aprendizaje debe ser poco pronunciada. En lo posible se debe apelar al conocimiento previo de los usuarios.

*'''Independencia de plataformas''': El sistema debe ser independiente de una plataforma organizacional específica, pues los actores del proceso provienen de diferentes organizaciones.

*'''Viabilidad financiera''': La implementación del sistema debe encontrarse dentro de las posibilidades financieras de la iniciativa.

*'''Funcionalidad''': el sistema deberá proveer de diversas funcionalidades y aplicaciones de manera centralizada.

*'''Flexibilidad''': el sistema debe adaptarse a las necesidades y uso de los actores vinculados.

*'''Facilidad de implementación''': el sistema debe permitir adicionar y aumentar sus características de forma rápida.

*'''Delegación y control de acceso''': el sistema debe permitir controlar diferentes niveles de acceso a los materiales, a diferentes personas.

==Actores==

Dentro de la iniciativa existen diferentes niveles de usuarios. El objetivo del sistema es apoyar la coordinación y fortalecer los flujos de información dentro de los miembros de la Sala de Situación Humanitaria.

===Público objetivo===

*Público objetivo 1: miembros de la sala puntos focales de manejo de información por sector
*Público objetivo 2: jefes y miembros de las agencias y organizaciones vinculadas
*Público objetivo 3: contrapartes que no son miembro de la sala de situación y público en general

===Modelo de administración===
Se reconocen en la implementación diferentes niveles

====Nivel por sector====
Se entiende que cada sector cuenta al menos con un líder y un punto focal de manejo de información. Se pueden entregar cuentas de acceso tipo líder_sector@colombiassh.org o info_sector@colombiassh.org (ejemplo: líder_salud@colombiassh.org , info_salud@colombiassh.org o líder_wash@colombiassh.org ) Adicionalmente se pueden otorgar otras cuentas en caso de ser necesario.
Adicionalmente se pueden asignar estos roles a cuentas institucionales. El valor agregado de contar con una cuenta @colombiassh.org es la posibilidad de manejar de manera independiente el material gestionado por la sala, así como el histórico de las actividades relacionadas, de manera independiente a las cuentas particulares o personales.

====Nivel de administración====

*'''Administración y soporte general''': a cargo de la Secretaría Técnica del GTMI y de OCHA, se encarga de configurar los servicios, crear los espacios y asignar a los administradores de cada intranet. Adicionalmente se presta asesoría técnica en procedimientos y se construyen guías de uso.

*'''Administración por sector''': a cargo del punto focal del sector, se encarga de construir y alimentar las secciones, fomentar el uso de la herramienta, compartir y administrar niveles de acceso a su intranet, definir aspectos gráficos y funcionales de su sector.

*'''Usuario por sector''': puede editar los elementos sobre los cuales tiene permiso, alimenta y edita información en los elementos compartidos.

*'''Usuario general''': puede consultar los elementos públicos en cada intranet, puede participar en los espacios de discusión y puede diligenciar el formulario de contacto (si están configurados).

==Solución propuesta==

Luego de revisar diferentes opciones para la implementación (Open Atrium, PHProject, Word Press, Zoho) hemos propuesto la implementación de Apps, proveído por la empresa Google Inc. el cual cumple con la mayoría de los requerimientos planteados.

===Servicios===

*'''Sites''': sitios web administrados de forma colaborativa por distintas personas que han sido designadas
*'''Calendar''': Agenda (que puede ser compartida y pública)
*'''Bitacora''': Boletines breves sobre los avances del sector
*'''Acceso''': conjunto de nombre de usuario (o email) y clave que permite diferenciar a cada usuario dentro del sistema
*'''Rss''': Posibilidad de enviar o recibir información para ser presentada en el sitio, desde diferentes sistemas informáticos
*'''Docs''': Posibilidad de crear, editar, compartir y distribuir documentos de texto, hojas de calculo, presentaciones
*'''Chat''': posibilidad de interactuar de manera sincrónica con los otros miembros de la sala de situación
*'''Listas''': repositorio centralizado de listas de correo electrónico

===Arquitectura de información===

*Presentación
*Actas
*Directorio
*4w
*Documentos marco

==Preguntas frecuentes==

*¿Cómo accedo a las intranets sectoriales?
**Visite http://www.colombiassh.org/sala donde encontrará los enlaces a las intranets ya activadas.

*¿Para acceder a las intranets debo tener cuenta Gmail?
**No es necesario contar con una cuenta Gmail para acceder a estos servicios. Se pueden compartir recursos y asignar privilegios a cuentas institucionales (tipo @un.org, @fao.org, @iom.int). para poder acceder al sistema de servicios Google se requiere asignar una contraseña asociada con el email corporativo.

*¿Cómo obtengo un conjunto de usuario/clave para acceder a los servicios de Google?
**Es posible asignar una contraseña a un email corporativo. Instrucciones en http://www.colombiassh.org/gtmi/wiki/index.php/Gu%C3%ADa_de_acceso_a_GoogleSites

*No tengo acceso a un documento o recurso ¿Qué debo hacer?
**Esto se puede deber a 1) no ha iniciado sesión en el sistema 2) no ha sido adicionado a la lista de personas que pueden consultar un documento o recurso. Para resolverlo por favor comuníquese con el punto focal del sector o con la Secretaría del GTMI.

*¿Cómo activo la intranet de mi sector?
**Como se ha informado en las reuniones del GTMI, las intranets ya han sido creadas, pero solo están activas las que cuentan con un punto focal definido. Si usted es el punto focal asignado y todavía no ha activado su intranet comuníquese con la Secretaría Técnica del GTMI.

*¿Cómo consulto y administro el calendario de mi sector?
**Una vez acceda al sistema de servicios Google visite el link “Calendar”, y desde ahí podrá crear y compartir la agenda del sector.

*¿Cómo administro la lista de mi sector?
**No todas las listas están definidas o creadas. En caso de no tenerlo, solicite el acceso a la Secretaría Técnica del GTMI.

==Anexos==

===Matriz de comparación entre las soluciones propuestas===

[[Archivo:Anexo 7.1.jpg|400px|thumb|center|Matriz de comparación entre las soluciones propuestas]]

*'''Necesidad de crear cuentas independientes''': deben crearse cuentas por cada usuario nuevo en el sistema
*'''Agenda compartida''': se puede gestionar de manera unificada la agenda de cada grupo
*'''Sitios web independientes''': desde un mismo conjunto de usuario, clave y rol puede acceder a diferentes subsecciones y sectores
*'''Repositorio de documentos''': permite almacenar documentos, gestionando fechas y niveles de acceso
*'''Nivel de conocimiento por usuarios''': en general, que tan familiarizados están los usuarios con la herramienta. Qué nivel de conocimiento previo tienen.
*'''Curva de aprendizaje''': en caso de implementar la herramienta, cuánto tiempo y esfuerzo se debe dedicar a aprender a usar la herramienta
*'''Soporte a addons''': soporta funcionalidades desarrolladas por terceros
*'''Interoperabilidad''': puede conectarse o visualizar información desde y hacia otros sistemas
*'''Diferentes niveles de acceso''': permite diferenciar a los usuarios que acceden al sistema para que tengan o no acceso a recursos
*'''Diferentes niveles de usuarios''': diferencia al menos administradores, coordinadores y usuarios
*'''Bitácora de acciones''': permite centralizar pequeños informes de avance del grupo o sector
*'''Ofimática en línea''': cuenta con opciones de creación y edición de documentos de diferente clase en línea
*'''Herramientas de interacción Foros / Chat / Listas''': cuenta con estrategias para la interacción sincrónica o asincrónica de los usuarios
*'''Soporte dominio personalizado''': se puede usar con un dominio institucional o no
*'''Opción de mail institucional''': permite la creación de cuentas de email asociadas al dominio personalizado
*'''Compatibilidad con dispositivos móviles''': los recursos publicados pueden ser accedidos / editados o sincronizados desde y hacia dispositivos móviles.
*'''Costo por usuario''': cantidad de recursos financieros por usuario.

===Términos de referencia a Puntos Focales de Manejo de Información en la Sala de Situación Humanitaria SSH===

NOTA: Puede consultar la versión más reciente de los TOR en el portal del Grupo Temático de Manejo de Información GTMI en http://www.colombiassh.org/gtmi/spip.php?article39

=== Estado actual ===

Se puede consultar en línea la matriz actualizada de implementación de las intranets

<br>

{| border="1" cellpadding="1" cellspacing="1"
|-
! scope="col" | CLUSTER
! scope="col" | Google Site
! scope="col" | Actas
! scope="col" | Lista de Contactos
! scope="col" | Calendario de reuniones
! scope="col" | Evaluaciones de Necesidades Sectoriales
! scope="col" | Guías, Estándares
! scope="col" | Herramientas para recopilar la información
! scope="col" | PF
! scope="col" | Organización
|-
| Seguridad Alimentaria y Nutrición
| Si
| 3
| Si
| Si
| Si
| Si
| Si
| Felix Diesner
| Cluster SAN
|-
| Alojamiento y Ayuda no Alimentaria
| Si
| 2
| Si
| No
| Si
| Si
| No
| Martha Robledo
| OIM
|-
| Educación en Emergencia
| Si
| 0
| No
| Si
| Si
| Si
| No
| Claudia Camacho
| UNICEF
|-
| Coordinación
| Si
| 2
| Si
| Si
| No
| Si
| Si
| Jeffrey Villaveces
| OCHA
|-
| Agua y Saneamiento (CASH)
| No
| -
| -
| -
| -
| -
| -
| Sergio Riaga
| UNICEF
|-
| Salud
| Si
| -
| -
| -
| -
| -
| -
| Sandra Escandón
| OPS
|-
| Recuperación Temprana
| No
| -
| -
| -
| -
| -
| -
| Mauricio Katz
| PNUD
|-
| Protección
| No
| -
| -
| -
| -
| -
| -
| -
| -
|-
| Telecomunicaciones en Emergencia
| No
| -
| -
| -
| -
| -
| -
| Vladimir barrero
| OCHA
|}

[[Category:Cluster]]

Intranets Sectoriales Sala de Situación Humanitaria ColombiaSSH

2011-04-06T16:06:29Z

Dario: /* ANEXO: Estado actual */

==Introducción==
Este documento presenta la iniciativa de intranets sectoriales como una estrategia para fortalecer el flujo de información y comunicación. En el marco de la emergencia invernal en Colombia, se realizó un estudio entre diferentes herramientas, y finalmente se hizo una selección. Se presenta y se describen las herramientas y alcances de la iniciativa planteada. Finalmente se adicionan guías de funcionamiento y
algunas preguntas frecuentes.

==Desafío==

La gestión de información en emergencia es un reto para los coordinadores humanitario. Este escenario usualmente implica la coordinación de actividades en diversos grupos, con miembros de diferentes organizaciones que a su vez cuentan con grados diferentes de competencia y capacitación técnica. El desafío consiste en aportar a clarificar y fortalecer a los flujos de información y comunicación dentro de estos actores en escenarios diversos; con una solución que, además, sea de fácil uso de forma que el tiempo y recursos usados en su implementación se destinen a ese objetivo de la forma más eficiente.
Una estrategia posible es la implementación de sistemas informáticos que funcionen en internet, que permitan compartir diferentes materiales con diferentes niveles de acceso, que permita el trabajo colaborativo entre miembros de diferentes organizaciones, y que funcionen como repositorio compartido. Adicionalmente es deseable que se pueda integrar a otras iniciativas y desarrollos, así como que sirva para soportar tareas de coordinación, como la sincronización de agendas y el depósito de ayudas de memoria y otros materiales, todo esto de manera centralizada.

==Principios==

Para seleccionar la herramienta se han seguido estos principios:

*'''Usabilidad''': El sistema debe ser sencillo de utilizar, y la curva de aprendizaje debe ser poco pronunciada. En lo posible se debe apelar al conocimiento previo de los usuarios.

*'''Independencia de plataformas''': El sistema debe ser independiente de una plataforma organizacional específica, pues los actores del proceso provienen de diferentes organizaciones.

*'''Viabilidad financiera''': La implementación del sistema debe encontrarse dentro de las posibilidades financieras de la iniciativa.

*'''Funcionalidad''': el sistema deberá proveer de diversas funcionalidades y aplicaciones de manera centralizada.

*'''Flexibilidad''': el sistema debe adaptarse a las necesidades y uso de los actores vinculados.

*'''Facilidad de implementación''': el sistema debe permitir adicionar y aumentar sus características de forma rápida.

*'''Delegación y control de acceso''': el sistema debe permitir controlar diferentes niveles de acceso a los materiales, a diferentes personas.

==Actores==

Dentro de la iniciativa existen diferentes niveles de usuarios. El objetivo del sistema es apoyar la coordinación y fortalecer los flujos de información dentro de los miembros de la Sala de Situación Humanitaria.

===Público objetivo===

*Público objetivo 1: miembros de la sala puntos focales de manejo de información por sector
*Público objetivo 2: jefes y miembros de las agencias y organizaciones vinculadas
*Público objetivo 3: contrapartes que no son miembro de la sala de situación y público en general

===Modelo de administración===
Se reconocen en la implementación diferentes niveles

====Nivel por sector====
Se entiende que cada sector cuenta al menos con un líder y un punto focal de manejo de información. Se pueden entregar cuentas de acceso tipo líder_sector@colombiassh.org o info_sector@colombiassh.org (ejemplo: líder_salud@colombiassh.org , info_salud@colombiassh.org o líder_wash@colombiassh.org ) Adicionalmente se pueden otorgar otras cuentas en caso de ser necesario.
Adicionalmente se pueden asignar estos roles a cuentas institucionales. El valor agregado de contar con una cuenta @colombiassh.org es la posibilidad de manejar de manera independiente el material gestionado por la sala, así como el histórico de las actividades relacionadas, de manera independiente a las cuentas particulares o personales.

====Nivel de administración====

*'''Administración y soporte general''': a cargo de la Secretaría Técnica del GTMI y de OCHA, se encarga de configurar los servicios, crear los espacios y asignar a los administradores de cada intranet. Adicionalmente se presta asesoría técnica en procedimientos y se construyen guías de uso.

*'''Administración por sector''': a cargo del punto focal del sector, se encarga de construir y alimentar las secciones, fomentar el uso de la herramienta, compartir y administrar niveles de acceso a su intranet, definir aspectos gráficos y funcionales de su sector.

*'''Usuario por sector''': puede editar los elementos sobre los cuales tiene permiso, alimenta y edita información en los elementos compartidos.

*'''Usuario general''': puede consultar los elementos públicos en cada intranet, puede participar en los espacios de discusión y puede diligenciar el formulario de contacto (si están configurados).

==Solución propuesta==

Luego de revisar diferentes opciones para la implementación (Open Atrium, PHProject, Word Press, Zoho) hemos propuesto la implementación de Apps, proveído por la empresa Google Inc. el cual cumple con la mayoría de los requerimientos planteados.

===Servicios===

*'''Sites''': sitios web administrados de forma colaborativa por distintas personas que han sido designadas
*'''Calendar''': Agenda (que puede ser compartida y pública)
*'''Bitacora''': Boletines breves sobre los avances del sector
*'''Acceso''': conjunto de nombre de usuario (o email) y clave que permite diferenciar a cada usuario dentro del sistema
*'''Rss''': Posibilidad de enviar o recibir información para ser presentada en el sitio, desde diferentes sistemas informáticos
*'''Docs''': Posibilidad de crear, editar, compartir y distribuir documentos de texto, hojas de calculo, presentaciones
*'''Chat''': posibilidad de interactuar de manera sincrónica con los otros miembros de la sala de situación
*'''Listas''': repositorio centralizado de listas de correo electrónico

===Arquitectura de información===

*Presentación
*Actas
*Directorio
*4w
*Documentos marco

==Preguntas frecuentes==

*¿Cómo accedo a las intranets sectoriales?
**Visite http://www.colombiassh.org/sala donde encontrará los enlaces a las intranets ya activadas.

*¿Para acceder a las intranets debo tener cuenta Gmail?
**No es necesario contar con una cuenta Gmail para acceder a estos servicios. Se pueden compartir recursos y asignar privilegios a cuentas institucionales (tipo @un.org, @fao.org, @iom.int). para poder acceder al sistema de servicios Google se requiere asignar una contraseña asociada con el email corporativo.

*¿Cómo obtengo un conjunto de usuario/clave para acceder a los servicios de Google?
**Es posible asignar una contraseña a un email corporativo. Instrucciones en http://www.colombiassh.org/gtmi/wiki/index.php/Gu%C3%ADa_de_acceso_a_GoogleSites

*No tengo acceso a un documento o recurso ¿Qué debo hacer?
**Esto se puede deber a 1) no ha iniciado sesión en el sistema 2) no ha sido adicionado a la lista de personas que pueden consultar un documento o recurso. Para resolverlo por favor comuníquese con el punto focal del sector o con la Secretaría del GTMI.

*¿Cómo activo la intranet de mi sector?
**Como se ha informado en las reuniones del GTMI, las intranets ya han sido creadas, pero solo están activas las que cuentan con un punto focal definido. Si usted es el punto focal asignado y todavía no ha activado su intranet comuníquese con la Secretaría Técnica del GTMI.

*¿Cómo consulto y administro el calendario de mi sector?
**Una vez acceda al sistema de servicios Google visite el link “Calendar”, y desde ahí podrá crear y compartir la agenda del sector.

*¿Cómo administro la lista de mi sector?
**No todas las listas están definidas o creadas. En caso de no tenerlo, solicite el acceso a la Secretaría Técnica del GTMI.

==Anexos==

===Matriz de comparación entre las soluciones propuestas===

[[Archivo:Anexo 7.1.jpg|400px|thumb|center|Matriz de comparación entre las soluciones propuestas]]

*'''Necesidad de crear cuentas independientes''': deben crearse cuentas por cada usuario nuevo en el sistema
*'''Agenda compartida''': se puede gestionar de manera unificada la agenda de cada grupo
*'''Sitios web independientes''': desde un mismo conjunto de usuario, clave y rol puede acceder a diferentes subsecciones y sectores
*'''Repositorio de documentos''': permite almacenar documentos, gestionando fechas y niveles de acceso
*'''Nivel de conocimiento por usuarios''': en general, que tan familiarizados están los usuarios con la herramienta. Qué nivel de conocimiento previo tienen.
*'''Curva de aprendizaje''': en caso de implementar la herramienta, cuánto tiempo y esfuerzo se debe dedicar a aprender a usar la herramienta
*'''Soporte a addons''': soporta funcionalidades desarrolladas por terceros
*'''Interoperabilidad''': puede conectarse o visualizar información desde y hacia otros sistemas
*'''Diferentes niveles de acceso''': permite diferenciar a los usuarios que acceden al sistema para que tengan o no acceso a recursos
*'''Diferentes niveles de usuarios''': diferencia al menos administradores, coordinadores y usuarios
*'''Bitácora de acciones''': permite centralizar pequeños informes de avance del grupo o sector
*'''Ofimática en línea''': cuenta con opciones de creación y edición de documentos de diferente clase en línea
*'''Herramientas de interacción Foros / Chat / Listas''': cuenta con estrategias para la interacción sincrónica o asincrónica de los usuarios
*'''Soporte dominio personalizado''': se puede usar con un dominio institucional o no
*'''Opción de mail institucional''': permite la creación de cuentas de email asociadas al dominio personalizado
*'''Compatibilidad con dispositivos móviles''': los recursos publicados pueden ser accedidos / editados o sincronizados desde y hacia dispositivos móviles.
*'''Costo por usuario''': cantidad de recursos financieros por usuario.

===Términos de referencia a Puntos Focales de Manejo de Información en la Sala de Situación Humanitaria SSH===

NOTA: Puede consultar la versión más reciente de los TOR en el portal del Grupo Temático de Manejo de Información GTMI en http://www.colombiassh.org/gtmi/spip.php?article39

===Estado actual===

Se puede consultar en línea la matriz actualizada de implementación de las intranets

[[Archivo:Anexo 7.3.jpg|400px|thumb|center|Matriz actualizada de implementación de las intranets]]

[[Categoría:Cluster]]

Intranets Sectoriales Sala de Situación Humanitaria ColombiaSSH

2011-04-06T16:05:55Z

Dario: /* ANEXO: Términos de referencia a Puntos Focales de Manejo de Información en la Sala de Situación Humanitaria SSH */

==Introducción==
Este documento presenta la iniciativa de intranets sectoriales como una estrategia para fortalecer el flujo de información y comunicación. En el marco de la emergencia invernal en Colombia, se realizó un estudio entre diferentes herramientas, y finalmente se hizo una selección. Se presenta y se describen las herramientas y alcances de la iniciativa planteada. Finalmente se adicionan guías de funcionamiento y
algunas preguntas frecuentes.

==Desafío==

La gestión de información en emergencia es un reto para los coordinadores humanitario. Este escenario usualmente implica la coordinación de actividades en diversos grupos, con miembros de diferentes organizaciones que a su vez cuentan con grados diferentes de competencia y capacitación técnica. El desafío consiste en aportar a clarificar y fortalecer a los flujos de información y comunicación dentro de estos actores en escenarios diversos; con una solución que, además, sea de fácil uso de forma que el tiempo y recursos usados en su implementación se destinen a ese objetivo de la forma más eficiente.
Una estrategia posible es la implementación de sistemas informáticos que funcionen en internet, que permitan compartir diferentes materiales con diferentes niveles de acceso, que permita el trabajo colaborativo entre miembros de diferentes organizaciones, y que funcionen como repositorio compartido. Adicionalmente es deseable que se pueda integrar a otras iniciativas y desarrollos, así como que sirva para soportar tareas de coordinación, como la sincronización de agendas y el depósito de ayudas de memoria y otros materiales, todo esto de manera centralizada.

==Principios==

Para seleccionar la herramienta se han seguido estos principios:

*'''Usabilidad''': El sistema debe ser sencillo de utilizar, y la curva de aprendizaje debe ser poco pronunciada. En lo posible se debe apelar al conocimiento previo de los usuarios.

*'''Independencia de plataformas''': El sistema debe ser independiente de una plataforma organizacional específica, pues los actores del proceso provienen de diferentes organizaciones.

*'''Viabilidad financiera''': La implementación del sistema debe encontrarse dentro de las posibilidades financieras de la iniciativa.

*'''Funcionalidad''': el sistema deberá proveer de diversas funcionalidades y aplicaciones de manera centralizada.

*'''Flexibilidad''': el sistema debe adaptarse a las necesidades y uso de los actores vinculados.

*'''Facilidad de implementación''': el sistema debe permitir adicionar y aumentar sus características de forma rápida.

*'''Delegación y control de acceso''': el sistema debe permitir controlar diferentes niveles de acceso a los materiales, a diferentes personas.

==Actores==

Dentro de la iniciativa existen diferentes niveles de usuarios. El objetivo del sistema es apoyar la coordinación y fortalecer los flujos de información dentro de los miembros de la Sala de Situación Humanitaria.

===Público objetivo===

*Público objetivo 1: miembros de la sala puntos focales de manejo de información por sector
*Público objetivo 2: jefes y miembros de las agencias y organizaciones vinculadas
*Público objetivo 3: contrapartes que no son miembro de la sala de situación y público en general

===Modelo de administración===
Se reconocen en la implementación diferentes niveles

====Nivel por sector====
Se entiende que cada sector cuenta al menos con un líder y un punto focal de manejo de información. Se pueden entregar cuentas de acceso tipo líder_sector@colombiassh.org o info_sector@colombiassh.org (ejemplo: líder_salud@colombiassh.org , info_salud@colombiassh.org o líder_wash@colombiassh.org ) Adicionalmente se pueden otorgar otras cuentas en caso de ser necesario.
Adicionalmente se pueden asignar estos roles a cuentas institucionales. El valor agregado de contar con una cuenta @colombiassh.org es la posibilidad de manejar de manera independiente el material gestionado por la sala, así como el histórico de las actividades relacionadas, de manera independiente a las cuentas particulares o personales.

====Nivel de administración====

*'''Administración y soporte general''': a cargo de la Secretaría Técnica del GTMI y de OCHA, se encarga de configurar los servicios, crear los espacios y asignar a los administradores de cada intranet. Adicionalmente se presta asesoría técnica en procedimientos y se construyen guías de uso.

*'''Administración por sector''': a cargo del punto focal del sector, se encarga de construir y alimentar las secciones, fomentar el uso de la herramienta, compartir y administrar niveles de acceso a su intranet, definir aspectos gráficos y funcionales de su sector.

*'''Usuario por sector''': puede editar los elementos sobre los cuales tiene permiso, alimenta y edita información en los elementos compartidos.

*'''Usuario general''': puede consultar los elementos públicos en cada intranet, puede participar en los espacios de discusión y puede diligenciar el formulario de contacto (si están configurados).

==Solución propuesta==

Luego de revisar diferentes opciones para la implementación (Open Atrium, PHProject, Word Press, Zoho) hemos propuesto la implementación de Apps, proveído por la empresa Google Inc. el cual cumple con la mayoría de los requerimientos planteados.

===Servicios===

*'''Sites''': sitios web administrados de forma colaborativa por distintas personas que han sido designadas
*'''Calendar''': Agenda (que puede ser compartida y pública)
*'''Bitacora''': Boletines breves sobre los avances del sector
*'''Acceso''': conjunto de nombre de usuario (o email) y clave que permite diferenciar a cada usuario dentro del sistema
*'''Rss''': Posibilidad de enviar o recibir información para ser presentada en el sitio, desde diferentes sistemas informáticos
*'''Docs''': Posibilidad de crear, editar, compartir y distribuir documentos de texto, hojas de calculo, presentaciones
*'''Chat''': posibilidad de interactuar de manera sincrónica con los otros miembros de la sala de situación
*'''Listas''': repositorio centralizado de listas de correo electrónico

===Arquitectura de información===

*Presentación
*Actas
*Directorio
*4w
*Documentos marco

==Preguntas frecuentes==

*¿Cómo accedo a las intranets sectoriales?
**Visite http://www.colombiassh.org/sala donde encontrará los enlaces a las intranets ya activadas.

*¿Para acceder a las intranets debo tener cuenta Gmail?
**No es necesario contar con una cuenta Gmail para acceder a estos servicios. Se pueden compartir recursos y asignar privilegios a cuentas institucionales (tipo @un.org, @fao.org, @iom.int). para poder acceder al sistema de servicios Google se requiere asignar una contraseña asociada con el email corporativo.

*¿Cómo obtengo un conjunto de usuario/clave para acceder a los servicios de Google?
**Es posible asignar una contraseña a un email corporativo. Instrucciones en http://www.colombiassh.org/gtmi/wiki/index.php/Gu%C3%ADa_de_acceso_a_GoogleSites

*No tengo acceso a un documento o recurso ¿Qué debo hacer?
**Esto se puede deber a 1) no ha iniciado sesión en el sistema 2) no ha sido adicionado a la lista de personas que pueden consultar un documento o recurso. Para resolverlo por favor comuníquese con el punto focal del sector o con la Secretaría del GTMI.

*¿Cómo activo la intranet de mi sector?
**Como se ha informado en las reuniones del GTMI, las intranets ya han sido creadas, pero solo están activas las que cuentan con un punto focal definido. Si usted es el punto focal asignado y todavía no ha activado su intranet comuníquese con la Secretaría Técnica del GTMI.

*¿Cómo consulto y administro el calendario de mi sector?
**Una vez acceda al sistema de servicios Google visite el link “Calendar”, y desde ahí podrá crear y compartir la agenda del sector.

*¿Cómo administro la lista de mi sector?
**No todas las listas están definidas o creadas. En caso de no tenerlo, solicite el acceso a la Secretaría Técnica del GTMI.

==Anexos==

===Matriz de comparación entre las soluciones propuestas===

[[Archivo:Anexo 7.1.jpg|400px|thumb|center|Matriz de comparación entre las soluciones propuestas]]

*'''Necesidad de crear cuentas independientes''': deben crearse cuentas por cada usuario nuevo en el sistema
*'''Agenda compartida''': se puede gestionar de manera unificada la agenda de cada grupo
*'''Sitios web independientes''': desde un mismo conjunto de usuario, clave y rol puede acceder a diferentes subsecciones y sectores
*'''Repositorio de documentos''': permite almacenar documentos, gestionando fechas y niveles de acceso
*'''Nivel de conocimiento por usuarios''': en general, que tan familiarizados están los usuarios con la herramienta. Qué nivel de conocimiento previo tienen.
*'''Curva de aprendizaje''': en caso de implementar la herramienta, cuánto tiempo y esfuerzo se debe dedicar a aprender a usar la herramienta
*'''Soporte a addons''': soporta funcionalidades desarrolladas por terceros
*'''Interoperabilidad''': puede conectarse o visualizar información desde y hacia otros sistemas
*'''Diferentes niveles de acceso''': permite diferenciar a los usuarios que acceden al sistema para que tengan o no acceso a recursos
*'''Diferentes niveles de usuarios''': diferencia al menos administradores, coordinadores y usuarios
*'''Bitácora de acciones''': permite centralizar pequeños informes de avance del grupo o sector
*'''Ofimática en línea''': cuenta con opciones de creación y edición de documentos de diferente clase en línea
*'''Herramientas de interacción Foros / Chat / Listas''': cuenta con estrategias para la interacción sincrónica o asincrónica de los usuarios
*'''Soporte dominio personalizado''': se puede usar con un dominio institucional o no
*'''Opción de mail institucional''': permite la creación de cuentas de email asociadas al dominio personalizado
*'''Compatibilidad con dispositivos móviles''': los recursos publicados pueden ser accedidos / editados o sincronizados desde y hacia dispositivos móviles.
*'''Costo por usuario''': cantidad de recursos financieros por usuario.

===Términos de referencia a Puntos Focales de Manejo de Información en la Sala de Situación Humanitaria SSH===

NOTA: Puede consultar la versión más reciente de los TOR en el portal del Grupo Temático de Manejo de Información GTMI en http://www.colombiassh.org/gtmi/spip.php?article39

==='''ANEXO''': Estado actual===

Se puede consultar en línea la matriz actualizada de implementación de las intranets

[[Archivo:Anexo 7.3.jpg|400px|thumb|center|Matriz actualizada de implementación de las intranets]]

[[Categoría:Cluster]]

Intranets Sectoriales Sala de Situación Humanitaria ColombiaSSH

2011-04-06T16:05:26Z

Dario: /* ANEXO: Matriz de comparación entre las soluciones propuestas */

==Introducción==
Este documento presenta la iniciativa de intranets sectoriales como una estrategia para fortalecer el flujo de información y comunicación. En el marco de la emergencia invernal en Colombia, se realizó un estudio entre diferentes herramientas, y finalmente se hizo una selección. Se presenta y se describen las herramientas y alcances de la iniciativa planteada. Finalmente se adicionan guías de funcionamiento y
algunas preguntas frecuentes.

==Desafío==

La gestión de información en emergencia es un reto para los coordinadores humanitario. Este escenario usualmente implica la coordinación de actividades en diversos grupos, con miembros de diferentes organizaciones que a su vez cuentan con grados diferentes de competencia y capacitación técnica. El desafío consiste en aportar a clarificar y fortalecer a los flujos de información y comunicación dentro de estos actores en escenarios diversos; con una solución que, además, sea de fácil uso de forma que el tiempo y recursos usados en su implementación se destinen a ese objetivo de la forma más eficiente.
Una estrategia posible es la implementación de sistemas informáticos que funcionen en internet, que permitan compartir diferentes materiales con diferentes niveles de acceso, que permita el trabajo colaborativo entre miembros de diferentes organizaciones, y que funcionen como repositorio compartido. Adicionalmente es deseable que se pueda integrar a otras iniciativas y desarrollos, así como que sirva para soportar tareas de coordinación, como la sincronización de agendas y el depósito de ayudas de memoria y otros materiales, todo esto de manera centralizada.

==Principios==

Para seleccionar la herramienta se han seguido estos principios:

*'''Usabilidad''': El sistema debe ser sencillo de utilizar, y la curva de aprendizaje debe ser poco pronunciada. En lo posible se debe apelar al conocimiento previo de los usuarios.

*'''Independencia de plataformas''': El sistema debe ser independiente de una plataforma organizacional específica, pues los actores del proceso provienen de diferentes organizaciones.

*'''Viabilidad financiera''': La implementación del sistema debe encontrarse dentro de las posibilidades financieras de la iniciativa.

*'''Funcionalidad''': el sistema deberá proveer de diversas funcionalidades y aplicaciones de manera centralizada.

*'''Flexibilidad''': el sistema debe adaptarse a las necesidades y uso de los actores vinculados.

*'''Facilidad de implementación''': el sistema debe permitir adicionar y aumentar sus características de forma rápida.

*'''Delegación y control de acceso''': el sistema debe permitir controlar diferentes niveles de acceso a los materiales, a diferentes personas.

==Actores==

Dentro de la iniciativa existen diferentes niveles de usuarios. El objetivo del sistema es apoyar la coordinación y fortalecer los flujos de información dentro de los miembros de la Sala de Situación Humanitaria.

===Público objetivo===

*Público objetivo 1: miembros de la sala puntos focales de manejo de información por sector
*Público objetivo 2: jefes y miembros de las agencias y organizaciones vinculadas
*Público objetivo 3: contrapartes que no son miembro de la sala de situación y público en general

===Modelo de administración===
Se reconocen en la implementación diferentes niveles

====Nivel por sector====
Se entiende que cada sector cuenta al menos con un líder y un punto focal de manejo de información. Se pueden entregar cuentas de acceso tipo líder_sector@colombiassh.org o info_sector@colombiassh.org (ejemplo: líder_salud@colombiassh.org , info_salud@colombiassh.org o líder_wash@colombiassh.org ) Adicionalmente se pueden otorgar otras cuentas en caso de ser necesario.
Adicionalmente se pueden asignar estos roles a cuentas institucionales. El valor agregado de contar con una cuenta @colombiassh.org es la posibilidad de manejar de manera independiente el material gestionado por la sala, así como el histórico de las actividades relacionadas, de manera independiente a las cuentas particulares o personales.

====Nivel de administración====

*'''Administración y soporte general''': a cargo de la Secretaría Técnica del GTMI y de OCHA, se encarga de configurar los servicios, crear los espacios y asignar a los administradores de cada intranet. Adicionalmente se presta asesoría técnica en procedimientos y se construyen guías de uso.

*'''Administración por sector''': a cargo del punto focal del sector, se encarga de construir y alimentar las secciones, fomentar el uso de la herramienta, compartir y administrar niveles de acceso a su intranet, definir aspectos gráficos y funcionales de su sector.

*'''Usuario por sector''': puede editar los elementos sobre los cuales tiene permiso, alimenta y edita información en los elementos compartidos.

*'''Usuario general''': puede consultar los elementos públicos en cada intranet, puede participar en los espacios de discusión y puede diligenciar el formulario de contacto (si están configurados).

==Solución propuesta==

Luego de revisar diferentes opciones para la implementación (Open Atrium, PHProject, Word Press, Zoho) hemos propuesto la implementación de Apps, proveído por la empresa Google Inc. el cual cumple con la mayoría de los requerimientos planteados.

===Servicios===

*'''Sites''': sitios web administrados de forma colaborativa por distintas personas que han sido designadas
*'''Calendar''': Agenda (que puede ser compartida y pública)
*'''Bitacora''': Boletines breves sobre los avances del sector
*'''Acceso''': conjunto de nombre de usuario (o email) y clave que permite diferenciar a cada usuario dentro del sistema
*'''Rss''': Posibilidad de enviar o recibir información para ser presentada en el sitio, desde diferentes sistemas informáticos
*'''Docs''': Posibilidad de crear, editar, compartir y distribuir documentos de texto, hojas de calculo, presentaciones
*'''Chat''': posibilidad de interactuar de manera sincrónica con los otros miembros de la sala de situación
*'''Listas''': repositorio centralizado de listas de correo electrónico

===Arquitectura de información===

*Presentación
*Actas
*Directorio
*4w
*Documentos marco

==Preguntas frecuentes==

*¿Cómo accedo a las intranets sectoriales?
**Visite http://www.colombiassh.org/sala donde encontrará los enlaces a las intranets ya activadas.

*¿Para acceder a las intranets debo tener cuenta Gmail?
**No es necesario contar con una cuenta Gmail para acceder a estos servicios. Se pueden compartir recursos y asignar privilegios a cuentas institucionales (tipo @un.org, @fao.org, @iom.int). para poder acceder al sistema de servicios Google se requiere asignar una contraseña asociada con el email corporativo.

*¿Cómo obtengo un conjunto de usuario/clave para acceder a los servicios de Google?
**Es posible asignar una contraseña a un email corporativo. Instrucciones en http://www.colombiassh.org/gtmi/wiki/index.php/Gu%C3%ADa_de_acceso_a_GoogleSites

*No tengo acceso a un documento o recurso ¿Qué debo hacer?
**Esto se puede deber a 1) no ha iniciado sesión en el sistema 2) no ha sido adicionado a la lista de personas que pueden consultar un documento o recurso. Para resolverlo por favor comuníquese con el punto focal del sector o con la Secretaría del GTMI.

*¿Cómo activo la intranet de mi sector?
**Como se ha informado en las reuniones del GTMI, las intranets ya han sido creadas, pero solo están activas las que cuentan con un punto focal definido. Si usted es el punto focal asignado y todavía no ha activado su intranet comuníquese con la Secretaría Técnica del GTMI.

*¿Cómo consulto y administro el calendario de mi sector?
**Una vez acceda al sistema de servicios Google visite el link “Calendar”, y desde ahí podrá crear y compartir la agenda del sector.

*¿Cómo administro la lista de mi sector?
**No todas las listas están definidas o creadas. En caso de no tenerlo, solicite el acceso a la Secretaría Técnica del GTMI.

==Anexos==

===Matriz de comparación entre las soluciones propuestas===

[[Archivo:Anexo 7.1.jpg|400px|thumb|center|Matriz de comparación entre las soluciones propuestas]]

*'''Necesidad de crear cuentas independientes''': deben crearse cuentas por cada usuario nuevo en el sistema
*'''Agenda compartida''': se puede gestionar de manera unificada la agenda de cada grupo
*'''Sitios web independientes''': desde un mismo conjunto de usuario, clave y rol puede acceder a diferentes subsecciones y sectores
*'''Repositorio de documentos''': permite almacenar documentos, gestionando fechas y niveles de acceso
*'''Nivel de conocimiento por usuarios''': en general, que tan familiarizados están los usuarios con la herramienta. Qué nivel de conocimiento previo tienen.
*'''Curva de aprendizaje''': en caso de implementar la herramienta, cuánto tiempo y esfuerzo se debe dedicar a aprender a usar la herramienta
*'''Soporte a addons''': soporta funcionalidades desarrolladas por terceros
*'''Interoperabilidad''': puede conectarse o visualizar información desde y hacia otros sistemas
*'''Diferentes niveles de acceso''': permite diferenciar a los usuarios que acceden al sistema para que tengan o no acceso a recursos
*'''Diferentes niveles de usuarios''': diferencia al menos administradores, coordinadores y usuarios
*'''Bitácora de acciones''': permite centralizar pequeños informes de avance del grupo o sector
*'''Ofimática en línea''': cuenta con opciones de creación y edición de documentos de diferente clase en línea
*'''Herramientas de interacción Foros / Chat / Listas''': cuenta con estrategias para la interacción sincrónica o asincrónica de los usuarios
*'''Soporte dominio personalizado''': se puede usar con un dominio institucional o no
*'''Opción de mail institucional''': permite la creación de cuentas de email asociadas al dominio personalizado
*'''Compatibilidad con dispositivos móviles''': los recursos publicados pueden ser accedidos / editados o sincronizados desde y hacia dispositivos móviles.
*'''Costo por usuario''': cantidad de recursos financieros por usuario.

==='''ANEXO''': Términos de referencia a Puntos Focales de Manejo de Información en la Sala de Situación Humanitaria SSH===

NOTA: Puede consultar la versión más reciente de los TOR en el portal del Grupo Temático de Manejo de Información GTMI en http://www.colombiassh.org/gtmi/spip.php?article39

==='''ANEXO''': Estado actual===

Se puede consultar en línea la matriz actualizada de implementación de las intranets

[[Archivo:Anexo 7.3.jpg|400px|thumb|center|Matriz actualizada de implementación de las intranets]]

[[Categoría:Cluster]]

Intranets Sectoriales Sala de Situación Humanitaria ColombiaSSH

2011-04-06T16:01:43Z

Dario: /* ANEXO: Estado actual */

==Introducción==
Este documento presenta la iniciativa de intranets sectoriales como una estrategia para fortalecer el flujo de información y comunicación. En el marco de la emergencia invernal en Colombia, se realizó un estudio entre diferentes herramientas, y finalmente se hizo una selección. Se presenta y se describen las herramientas y alcances de la iniciativa planteada. Finalmente se adicionan guías de funcionamiento y
algunas preguntas frecuentes.

==Desafío==

La gestión de información en emergencia es un reto para los coordinadores humanitario. Este escenario usualmente implica la coordinación de actividades en diversos grupos, con miembros de diferentes organizaciones que a su vez cuentan con grados diferentes de competencia y capacitación técnica. El desafío consiste en aportar a clarificar y fortalecer a los flujos de información y comunicación dentro de estos actores en escenarios diversos; con una solución que, además, sea de fácil uso de forma que el tiempo y recursos usados en su implementación se destinen a ese objetivo de la forma más eficiente.
Una estrategia posible es la implementación de sistemas informáticos que funcionen en internet, que permitan compartir diferentes materiales con diferentes niveles de acceso, que permita el trabajo colaborativo entre miembros de diferentes organizaciones, y que funcionen como repositorio compartido. Adicionalmente es deseable que se pueda integrar a otras iniciativas y desarrollos, así como que sirva para soportar tareas de coordinación, como la sincronización de agendas y el depósito de ayudas de memoria y otros materiales, todo esto de manera centralizada.

==Principios==

Para seleccionar la herramienta se han seguido estos principios:

*'''Usabilidad''': El sistema debe ser sencillo de utilizar, y la curva de aprendizaje debe ser poco pronunciada. En lo posible se debe apelar al conocimiento previo de los usuarios.

*'''Independencia de plataformas''': El sistema debe ser independiente de una plataforma organizacional específica, pues los actores del proceso provienen de diferentes organizaciones.

*'''Viabilidad financiera''': La implementación del sistema debe encontrarse dentro de las posibilidades financieras de la iniciativa.

*'''Funcionalidad''': el sistema deberá proveer de diversas funcionalidades y aplicaciones de manera centralizada.

*'''Flexibilidad''': el sistema debe adaptarse a las necesidades y uso de los actores vinculados.

*'''Facilidad de implementación''': el sistema debe permitir adicionar y aumentar sus características de forma rápida.

*'''Delegación y control de acceso''': el sistema debe permitir controlar diferentes niveles de acceso a los materiales, a diferentes personas.

==Actores==

Dentro de la iniciativa existen diferentes niveles de usuarios. El objetivo del sistema es apoyar la coordinación y fortalecer los flujos de información dentro de los miembros de la Sala de Situación Humanitaria.

===Público objetivo===

*Público objetivo 1: miembros de la sala puntos focales de manejo de información por sector
*Público objetivo 2: jefes y miembros de las agencias y organizaciones vinculadas
*Público objetivo 3: contrapartes que no son miembro de la sala de situación y público en general

===Modelo de administración===
Se reconocen en la implementación diferentes niveles

====Nivel por sector====
Se entiende que cada sector cuenta al menos con un líder y un punto focal de manejo de información. Se pueden entregar cuentas de acceso tipo líder_sector@colombiassh.org o info_sector@colombiassh.org (ejemplo: líder_salud@colombiassh.org , info_salud@colombiassh.org o líder_wash@colombiassh.org ) Adicionalmente se pueden otorgar otras cuentas en caso de ser necesario.
Adicionalmente se pueden asignar estos roles a cuentas institucionales. El valor agregado de contar con una cuenta @colombiassh.org es la posibilidad de manejar de manera independiente el material gestionado por la sala, así como el histórico de las actividades relacionadas, de manera independiente a las cuentas particulares o personales.

====Nivel de administración====

*'''Administración y soporte general''': a cargo de la Secretaría Técnica del GTMI y de OCHA, se encarga de configurar los servicios, crear los espacios y asignar a los administradores de cada intranet. Adicionalmente se presta asesoría técnica en procedimientos y se construyen guías de uso.

*'''Administración por sector''': a cargo del punto focal del sector, se encarga de construir y alimentar las secciones, fomentar el uso de la herramienta, compartir y administrar niveles de acceso a su intranet, definir aspectos gráficos y funcionales de su sector.

*'''Usuario por sector''': puede editar los elementos sobre los cuales tiene permiso, alimenta y edita información en los elementos compartidos.

*'''Usuario general''': puede consultar los elementos públicos en cada intranet, puede participar en los espacios de discusión y puede diligenciar el formulario de contacto (si están configurados).

==Solución propuesta==

Luego de revisar diferentes opciones para la implementación (Open Atrium, PHProject, Word Press, Zoho) hemos propuesto la implementación de Apps, proveído por la empresa Google Inc. el cual cumple con la mayoría de los requerimientos planteados.

===Servicios===

*'''Sites''': sitios web administrados de forma colaborativa por distintas personas que han sido designadas
*'''Calendar''': Agenda (que puede ser compartida y pública)
*'''Bitacora''': Boletines breves sobre los avances del sector
*'''Acceso''': conjunto de nombre de usuario (o email) y clave que permite diferenciar a cada usuario dentro del sistema
*'''Rss''': Posibilidad de enviar o recibir información para ser presentada en el sitio, desde diferentes sistemas informáticos
*'''Docs''': Posibilidad de crear, editar, compartir y distribuir documentos de texto, hojas de calculo, presentaciones
*'''Chat''': posibilidad de interactuar de manera sincrónica con los otros miembros de la sala de situación
*'''Listas''': repositorio centralizado de listas de correo electrónico

===Arquitectura de información===

*Presentación
*Actas
*Directorio
*4w
*Documentos marco

==Preguntas frecuentes==

*¿Cómo accedo a las intranets sectoriales?
**Visite http://www.colombiassh.org/sala donde encontrará los enlaces a las intranets ya activadas.

*¿Para acceder a las intranets debo tener cuenta Gmail?
**No es necesario contar con una cuenta Gmail para acceder a estos servicios. Se pueden compartir recursos y asignar privilegios a cuentas institucionales (tipo @un.org, @fao.org, @iom.int). para poder acceder al sistema de servicios Google se requiere asignar una contraseña asociada con el email corporativo.

*¿Cómo obtengo un conjunto de usuario/clave para acceder a los servicios de Google?
**Es posible asignar una contraseña a un email corporativo. Instrucciones en http://www.colombiassh.org/gtmi/wiki/index.php/Gu%C3%ADa_de_acceso_a_GoogleSites

*No tengo acceso a un documento o recurso ¿Qué debo hacer?
**Esto se puede deber a 1) no ha iniciado sesión en el sistema 2) no ha sido adicionado a la lista de personas que pueden consultar un documento o recurso. Para resolverlo por favor comuníquese con el punto focal del sector o con la Secretaría del GTMI.

*¿Cómo activo la intranet de mi sector?
**Como se ha informado en las reuniones del GTMI, las intranets ya han sido creadas, pero solo están activas las que cuentan con un punto focal definido. Si usted es el punto focal asignado y todavía no ha activado su intranet comuníquese con la Secretaría Técnica del GTMI.

*¿Cómo consulto y administro el calendario de mi sector?
**Una vez acceda al sistema de servicios Google visite el link “Calendar”, y desde ahí podrá crear y compartir la agenda del sector.

*¿Cómo administro la lista de mi sector?
**No todas las listas están definidas o creadas. En caso de no tenerlo, solicite el acceso a la Secretaría Técnica del GTMI.

==Anexos==

==='''ANEXO''': Matriz de comparación entre las soluciones propuestas===

[[Archivo:Anexo 7.1.jpg|400px|thumb|center|Matriz de comparación entre las soluciones propuestas]]

*'''Necesidad de crear cuentas independientes''': deben crearse cuentas por cada usuario nuevo en el sistema
*'''Agenda compartida''': se puede gestionar de manera unificada la agenda de cada grupo
*'''Sitios web independientes''': desde un mismo conjunto de usuario, clave y rol puede acceder a diferentes subsecciones y sectores
*'''Repositorio de documentos''': permite almacenar documentos, gestionando fechas y niveles de acceso
*'''Nivel de conocimiento por usuarios''': en general, que tan familiarizados están los usuarios con la herramienta. Qué nivel de conocimiento previo tienen.
*'''Curva de aprendizaje''': en caso de implementar la herramienta, cuánto tiempo y esfuerzo se debe dedicar a aprender a usar la herramienta
*'''Soporte a addons''': soporta funcionalidades desarrolladas por terceros
*'''Interoperabilidad''': puede conectarse o visualizar información desde y hacia otros sistemas
*'''Diferentes niveles de acceso''': permite diferenciar a los usuarios que acceden al sistema para que tengan o no acceso a recursos
*'''Diferentes niveles de usuarios''': diferencia al menos administradores, coordinadores y usuarios
*'''Bitácora de acciones''': permite centralizar pequeños informes de avance del grupo o sector
*'''Ofimática en línea''': cuenta con opciones de creación y edición de documentos de diferente clase en línea
*'''Herramientas de interacción Foros / Chat / Listas''': cuenta con estrategias para la interacción sincrónica o asincrónica de los usuarios
*'''Soporte dominio personalizado''': se puede usar con un dominio institucional o no
*'''Opción de mail institucional''': permite la creación de cuentas de email asociadas al dominio personalizado
*'''Compatibilidad con dispositivos móviles''': los recursos publicados pueden ser accedidos / editados o sincronizados desde y hacia dispositivos móviles.
*'''Costo por usuario''': cantidad de recursos financieros por usuario.

==='''ANEXO''': Términos de referencia a Puntos Focales de Manejo de Información en la Sala de Situación Humanitaria SSH===

NOTA: Puede consultar la versión más reciente de los TOR en el portal del Grupo Temático de Manejo de Información GTMI en http://www.colombiassh.org/gtmi/spip.php?article39

==='''ANEXO''': Estado actual===

Se puede consultar en línea la matriz actualizada de implementación de las intranets

[[Archivo:Anexo 7.3.jpg|400px|thumb|center|Matriz actualizada de implementación de las intranets]]

[[Categoría:Cluster]]

Archivo:Anexo 7.3.jpg

2011-04-06T15:59:36Z

Dario: Matriz actualizada de implementación de las intranets

Matriz actualizada de implementación de las intranets

Intranets Sectoriales Sala de Situación Humanitaria ColombiaSSH

2011-04-06T15:58:02Z

Dario: /* ANEXO: Matriz de comparación entre las soluciones propuestas */

==Introducción==
Este documento presenta la iniciativa de intranets sectoriales como una estrategia para fortalecer el flujo de información y comunicación. En el marco de la emergencia invernal en Colombia, se realizó un estudio entre diferentes herramientas, y finalmente se hizo una selección. Se presenta y se describen las herramientas y alcances de la iniciativa planteada. Finalmente se adicionan guías de funcionamiento y
algunas preguntas frecuentes.

==Desafío==

La gestión de información en emergencia es un reto para los coordinadores humanitario. Este escenario usualmente implica la coordinación de actividades en diversos grupos, con miembros de diferentes organizaciones que a su vez cuentan con grados diferentes de competencia y capacitación técnica. El desafío consiste en aportar a clarificar y fortalecer a los flujos de información y comunicación dentro de estos actores en escenarios diversos; con una solución que, además, sea de fácil uso de forma que el tiempo y recursos usados en su implementación se destinen a ese objetivo de la forma más eficiente.
Una estrategia posible es la implementación de sistemas informáticos que funcionen en internet, que permitan compartir diferentes materiales con diferentes niveles de acceso, que permita el trabajo colaborativo entre miembros de diferentes organizaciones, y que funcionen como repositorio compartido. Adicionalmente es deseable que se pueda integrar a otras iniciativas y desarrollos, así como que sirva para soportar tareas de coordinación, como la sincronización de agendas y el depósito de ayudas de memoria y otros materiales, todo esto de manera centralizada.

==Principios==

Para seleccionar la herramienta se han seguido estos principios:

*'''Usabilidad''': El sistema debe ser sencillo de utilizar, y la curva de aprendizaje debe ser poco pronunciada. En lo posible se debe apelar al conocimiento previo de los usuarios.

*'''Independencia de plataformas''': El sistema debe ser independiente de una plataforma organizacional específica, pues los actores del proceso provienen de diferentes organizaciones.

*'''Viabilidad financiera''': La implementación del sistema debe encontrarse dentro de las posibilidades financieras de la iniciativa.

*'''Funcionalidad''': el sistema deberá proveer de diversas funcionalidades y aplicaciones de manera centralizada.

*'''Flexibilidad''': el sistema debe adaptarse a las necesidades y uso de los actores vinculados.

*'''Facilidad de implementación''': el sistema debe permitir adicionar y aumentar sus características de forma rápida.

*'''Delegación y control de acceso''': el sistema debe permitir controlar diferentes niveles de acceso a los materiales, a diferentes personas.

==Actores==

Dentro de la iniciativa existen diferentes niveles de usuarios. El objetivo del sistema es apoyar la coordinación y fortalecer los flujos de información dentro de los miembros de la Sala de Situación Humanitaria.

===Público objetivo===

*Público objetivo 1: miembros de la sala puntos focales de manejo de información por sector
*Público objetivo 2: jefes y miembros de las agencias y organizaciones vinculadas
*Público objetivo 3: contrapartes que no son miembro de la sala de situación y público en general

===Modelo de administración===
Se reconocen en la implementación diferentes niveles

====Nivel por sector====
Se entiende que cada sector cuenta al menos con un líder y un punto focal de manejo de información. Se pueden entregar cuentas de acceso tipo líder_sector@colombiassh.org o info_sector@colombiassh.org (ejemplo: líder_salud@colombiassh.org , info_salud@colombiassh.org o líder_wash@colombiassh.org ) Adicionalmente se pueden otorgar otras cuentas en caso de ser necesario.
Adicionalmente se pueden asignar estos roles a cuentas institucionales. El valor agregado de contar con una cuenta @colombiassh.org es la posibilidad de manejar de manera independiente el material gestionado por la sala, así como el histórico de las actividades relacionadas, de manera independiente a las cuentas particulares o personales.

====Nivel de administración====

*'''Administración y soporte general''': a cargo de la Secretaría Técnica del GTMI y de OCHA, se encarga de configurar los servicios, crear los espacios y asignar a los administradores de cada intranet. Adicionalmente se presta asesoría técnica en procedimientos y se construyen guías de uso.

*'''Administración por sector''': a cargo del punto focal del sector, se encarga de construir y alimentar las secciones, fomentar el uso de la herramienta, compartir y administrar niveles de acceso a su intranet, definir aspectos gráficos y funcionales de su sector.

*'''Usuario por sector''': puede editar los elementos sobre los cuales tiene permiso, alimenta y edita información en los elementos compartidos.

*'''Usuario general''': puede consultar los elementos públicos en cada intranet, puede participar en los espacios de discusión y puede diligenciar el formulario de contacto (si están configurados).

==Solución propuesta==

Luego de revisar diferentes opciones para la implementación (Open Atrium, PHProject, Word Press, Zoho) hemos propuesto la implementación de Apps, proveído por la empresa Google Inc. el cual cumple con la mayoría de los requerimientos planteados.

===Servicios===

*'''Sites''': sitios web administrados de forma colaborativa por distintas personas que han sido designadas
*'''Calendar''': Agenda (que puede ser compartida y pública)
*'''Bitacora''': Boletines breves sobre los avances del sector
*'''Acceso''': conjunto de nombre de usuario (o email) y clave que permite diferenciar a cada usuario dentro del sistema
*'''Rss''': Posibilidad de enviar o recibir información para ser presentada en el sitio, desde diferentes sistemas informáticos
*'''Docs''': Posibilidad de crear, editar, compartir y distribuir documentos de texto, hojas de calculo, presentaciones
*'''Chat''': posibilidad de interactuar de manera sincrónica con los otros miembros de la sala de situación
*'''Listas''': repositorio centralizado de listas de correo electrónico

===Arquitectura de información===

*Presentación
*Actas
*Directorio
*4w
*Documentos marco

==Preguntas frecuentes==

*¿Cómo accedo a las intranets sectoriales?
**Visite http://www.colombiassh.org/sala donde encontrará los enlaces a las intranets ya activadas.

*¿Para acceder a las intranets debo tener cuenta Gmail?
**No es necesario contar con una cuenta Gmail para acceder a estos servicios. Se pueden compartir recursos y asignar privilegios a cuentas institucionales (tipo @un.org, @fao.org, @iom.int). para poder acceder al sistema de servicios Google se requiere asignar una contraseña asociada con el email corporativo.

*¿Cómo obtengo un conjunto de usuario/clave para acceder a los servicios de Google?
**Es posible asignar una contraseña a un email corporativo. Instrucciones en http://www.colombiassh.org/gtmi/wiki/index.php/Gu%C3%ADa_de_acceso_a_GoogleSites

*No tengo acceso a un documento o recurso ¿Qué debo hacer?
**Esto se puede deber a 1) no ha iniciado sesión en el sistema 2) no ha sido adicionado a la lista de personas que pueden consultar un documento o recurso. Para resolverlo por favor comuníquese con el punto focal del sector o con la Secretaría del GTMI.

*¿Cómo activo la intranet de mi sector?
**Como se ha informado en las reuniones del GTMI, las intranets ya han sido creadas, pero solo están activas las que cuentan con un punto focal definido. Si usted es el punto focal asignado y todavía no ha activado su intranet comuníquese con la Secretaría Técnica del GTMI.

*¿Cómo consulto y administro el calendario de mi sector?
**Una vez acceda al sistema de servicios Google visite el link “Calendar”, y desde ahí podrá crear y compartir la agenda del sector.

*¿Cómo administro la lista de mi sector?
**No todas las listas están definidas o creadas. En caso de no tenerlo, solicite el acceso a la Secretaría Técnica del GTMI.

==Anexos==

==='''ANEXO''': Matriz de comparación entre las soluciones propuestas===

[[Archivo:Anexo 7.1.jpg|400px|thumb|center|Matriz de comparación entre las soluciones propuestas]]

*'''Necesidad de crear cuentas independientes''': deben crearse cuentas por cada usuario nuevo en el sistema
*'''Agenda compartida''': se puede gestionar de manera unificada la agenda de cada grupo
*'''Sitios web independientes''': desde un mismo conjunto de usuario, clave y rol puede acceder a diferentes subsecciones y sectores
*'''Repositorio de documentos''': permite almacenar documentos, gestionando fechas y niveles de acceso
*'''Nivel de conocimiento por usuarios''': en general, que tan familiarizados están los usuarios con la herramienta. Qué nivel de conocimiento previo tienen.
*'''Curva de aprendizaje''': en caso de implementar la herramienta, cuánto tiempo y esfuerzo se debe dedicar a aprender a usar la herramienta
*'''Soporte a addons''': soporta funcionalidades desarrolladas por terceros
*'''Interoperabilidad''': puede conectarse o visualizar información desde y hacia otros sistemas
*'''Diferentes niveles de acceso''': permite diferenciar a los usuarios que acceden al sistema para que tengan o no acceso a recursos
*'''Diferentes niveles de usuarios''': diferencia al menos administradores, coordinadores y usuarios
*'''Bitácora de acciones''': permite centralizar pequeños informes de avance del grupo o sector
*'''Ofimática en línea''': cuenta con opciones de creación y edición de documentos de diferente clase en línea
*'''Herramientas de interacción Foros / Chat / Listas''': cuenta con estrategias para la interacción sincrónica o asincrónica de los usuarios
*'''Soporte dominio personalizado''': se puede usar con un dominio institucional o no
*'''Opción de mail institucional''': permite la creación de cuentas de email asociadas al dominio personalizado
*'''Compatibilidad con dispositivos móviles''': los recursos publicados pueden ser accedidos / editados o sincronizados desde y hacia dispositivos móviles.
*'''Costo por usuario''': cantidad de recursos financieros por usuario.

==='''ANEXO''': Términos de referencia a Puntos Focales de Manejo de Información en la Sala de Situación Humanitaria SSH===

NOTA: Puede consultar la versión más reciente de los TOR en el portal del Grupo Temático de Manejo de Información GTMI en http://www.colombiassh.org/gtmi/spip.php?article39

==='''ANEXO''': Estado actual===

Se puede consultar en línea la matriz actualizada de implementación de las intranets

[[Categoría:Cluster]]

Intranets Sectoriales Sala de Situación Humanitaria ColombiaSSH

2011-04-06T15:56:52Z

Dario: /* ANEXO: Matriz de comparación entre las soluciones propuestas */

==Introducción==
Este documento presenta la iniciativa de intranets sectoriales como una estrategia para fortalecer el flujo de información y comunicación. En el marco de la emergencia invernal en Colombia, se realizó un estudio entre diferentes herramientas, y finalmente se hizo una selección. Se presenta y se describen las herramientas y alcances de la iniciativa planteada. Finalmente se adicionan guías de funcionamiento y
algunas preguntas frecuentes.

==Desafío==

La gestión de información en emergencia es un reto para los coordinadores humanitario. Este escenario usualmente implica la coordinación de actividades en diversos grupos, con miembros de diferentes organizaciones que a su vez cuentan con grados diferentes de competencia y capacitación técnica. El desafío consiste en aportar a clarificar y fortalecer a los flujos de información y comunicación dentro de estos actores en escenarios diversos; con una solución que, además, sea de fácil uso de forma que el tiempo y recursos usados en su implementación se destinen a ese objetivo de la forma más eficiente.
Una estrategia posible es la implementación de sistemas informáticos que funcionen en internet, que permitan compartir diferentes materiales con diferentes niveles de acceso, que permita el trabajo colaborativo entre miembros de diferentes organizaciones, y que funcionen como repositorio compartido. Adicionalmente es deseable que se pueda integrar a otras iniciativas y desarrollos, así como que sirva para soportar tareas de coordinación, como la sincronización de agendas y el depósito de ayudas de memoria y otros materiales, todo esto de manera centralizada.

==Principios==

Para seleccionar la herramienta se han seguido estos principios:

*'''Usabilidad''': El sistema debe ser sencillo de utilizar, y la curva de aprendizaje debe ser poco pronunciada. En lo posible se debe apelar al conocimiento previo de los usuarios.

*'''Independencia de plataformas''': El sistema debe ser independiente de una plataforma organizacional específica, pues los actores del proceso provienen de diferentes organizaciones.

*'''Viabilidad financiera''': La implementación del sistema debe encontrarse dentro de las posibilidades financieras de la iniciativa.

*'''Funcionalidad''': el sistema deberá proveer de diversas funcionalidades y aplicaciones de manera centralizada.

*'''Flexibilidad''': el sistema debe adaptarse a las necesidades y uso de los actores vinculados.

*'''Facilidad de implementación''': el sistema debe permitir adicionar y aumentar sus características de forma rápida.

*'''Delegación y control de acceso''': el sistema debe permitir controlar diferentes niveles de acceso a los materiales, a diferentes personas.

==Actores==

Dentro de la iniciativa existen diferentes niveles de usuarios. El objetivo del sistema es apoyar la coordinación y fortalecer los flujos de información dentro de los miembros de la Sala de Situación Humanitaria.

===Público objetivo===

*Público objetivo 1: miembros de la sala puntos focales de manejo de información por sector
*Público objetivo 2: jefes y miembros de las agencias y organizaciones vinculadas
*Público objetivo 3: contrapartes que no son miembro de la sala de situación y público en general

===Modelo de administración===
Se reconocen en la implementación diferentes niveles

====Nivel por sector====
Se entiende que cada sector cuenta al menos con un líder y un punto focal de manejo de información. Se pueden entregar cuentas de acceso tipo líder_sector@colombiassh.org o info_sector@colombiassh.org (ejemplo: líder_salud@colombiassh.org , info_salud@colombiassh.org o líder_wash@colombiassh.org ) Adicionalmente se pueden otorgar otras cuentas en caso de ser necesario.
Adicionalmente se pueden asignar estos roles a cuentas institucionales. El valor agregado de contar con una cuenta @colombiassh.org es la posibilidad de manejar de manera independiente el material gestionado por la sala, así como el histórico de las actividades relacionadas, de manera independiente a las cuentas particulares o personales.

====Nivel de administración====

*'''Administración y soporte general''': a cargo de la Secretaría Técnica del GTMI y de OCHA, se encarga de configurar los servicios, crear los espacios y asignar a los administradores de cada intranet. Adicionalmente se presta asesoría técnica en procedimientos y se construyen guías de uso.

*'''Administración por sector''': a cargo del punto focal del sector, se encarga de construir y alimentar las secciones, fomentar el uso de la herramienta, compartir y administrar niveles de acceso a su intranet, definir aspectos gráficos y funcionales de su sector.

*'''Usuario por sector''': puede editar los elementos sobre los cuales tiene permiso, alimenta y edita información en los elementos compartidos.

*'''Usuario general''': puede consultar los elementos públicos en cada intranet, puede participar en los espacios de discusión y puede diligenciar el formulario de contacto (si están configurados).

==Solución propuesta==

Luego de revisar diferentes opciones para la implementación (Open Atrium, PHProject, Word Press, Zoho) hemos propuesto la implementación de Apps, proveído por la empresa Google Inc. el cual cumple con la mayoría de los requerimientos planteados.

===Servicios===

*'''Sites''': sitios web administrados de forma colaborativa por distintas personas que han sido designadas
*'''Calendar''': Agenda (que puede ser compartida y pública)
*'''Bitacora''': Boletines breves sobre los avances del sector
*'''Acceso''': conjunto de nombre de usuario (o email) y clave que permite diferenciar a cada usuario dentro del sistema
*'''Rss''': Posibilidad de enviar o recibir información para ser presentada en el sitio, desde diferentes sistemas informáticos
*'''Docs''': Posibilidad de crear, editar, compartir y distribuir documentos de texto, hojas de calculo, presentaciones
*'''Chat''': posibilidad de interactuar de manera sincrónica con los otros miembros de la sala de situación
*'''Listas''': repositorio centralizado de listas de correo electrónico

===Arquitectura de información===

*Presentación
*Actas
*Directorio
*4w
*Documentos marco

==Preguntas frecuentes==

*¿Cómo accedo a las intranets sectoriales?
**Visite http://www.colombiassh.org/sala donde encontrará los enlaces a las intranets ya activadas.

*¿Para acceder a las intranets debo tener cuenta Gmail?
**No es necesario contar con una cuenta Gmail para acceder a estos servicios. Se pueden compartir recursos y asignar privilegios a cuentas institucionales (tipo @un.org, @fao.org, @iom.int). para poder acceder al sistema de servicios Google se requiere asignar una contraseña asociada con el email corporativo.

*¿Cómo obtengo un conjunto de usuario/clave para acceder a los servicios de Google?
**Es posible asignar una contraseña a un email corporativo. Instrucciones en http://www.colombiassh.org/gtmi/wiki/index.php/Gu%C3%ADa_de_acceso_a_GoogleSites

*No tengo acceso a un documento o recurso ¿Qué debo hacer?
**Esto se puede deber a 1) no ha iniciado sesión en el sistema 2) no ha sido adicionado a la lista de personas que pueden consultar un documento o recurso. Para resolverlo por favor comuníquese con el punto focal del sector o con la Secretaría del GTMI.

*¿Cómo activo la intranet de mi sector?
**Como se ha informado en las reuniones del GTMI, las intranets ya han sido creadas, pero solo están activas las que cuentan con un punto focal definido. Si usted es el punto focal asignado y todavía no ha activado su intranet comuníquese con la Secretaría Técnica del GTMI.

*¿Cómo consulto y administro el calendario de mi sector?
**Una vez acceda al sistema de servicios Google visite el link “Calendar”, y desde ahí podrá crear y compartir la agenda del sector.

*¿Cómo administro la lista de mi sector?
**No todas las listas están definidas o creadas. En caso de no tenerlo, solicite el acceso a la Secretaría Técnica del GTMI.

==Anexos==

==='''ANEXO''': Matriz de comparación entre las soluciones propuestas===

[[Archivo:Anexo 7.1.jpg|400px|thumb|center|Matriz de comparación entre las soluciones propuestas]]

*'''Necesidad de crear cuentas independientes''': deben crearse cuentas por cada usuario nuevo en el sistema
*'''Agenda compartida''': se puede gestionar de manera unificada la agenda de cada grupo
*'''Sitios web independientes''': desde un mismo conjunto de usuario, clave y rol puede acceder a diferentes subsecciones y sectores
*'''Repositorio de documentos''': permite almacenar documentos, gestionando fechas y niveles de acceso
*'''Nivel de conocimiento por usuarios''': en general, que tan familiarizados están los usuarios con la herramienta. Qué nivel de conocimiento previo tienen.
*'''Curva de aprendizaje''': en caso de implementar la herramienta, cuánto tiempo y esfuerzo se debe dedicar a aprender a usar la herramienta
*'''Soporte a addons''': soporta funcionalidades desarrolladas por terceros
*'''Interoperabilidad''': puede conectarse o visualizar información desde y hacia otros sistemas
*'''Diferentes niveles de acceso''': permite diferenciar a los usuarios que acceden al sistema para que tengan o no acceso a recursos
*'''Diferentes niveles de usuarios''': diferencia al menos administradores, coordinadores y usuarios
*'''Bitácora de acciones''': permite centralizar pequeños informes de avance del grupo o sector
*'''Ofimática en línea''': cuenta con opciones de creación y edición de documentos de diferente clase en línea
*'''Herramientas de interacción Foros / Chat / Listas''': cuenta con estrategias para la interacción sincrónica o asincrónica de los usuarios
*'''Soporte dominio personalizado''': se puede usar con un dominio institucional o no
*'''Opción de mail institucional''': permite la creación de cuentas de email asociadas al dominio personalizado
*'''Compatibilidad con dispositivos móviles''': los recursos publicados pueden ser accedidos / editados o sincronizados desde y hacia dispositivos móviles.
*'''Costo por usuario''': cantidad de recursos financieros por usuario.

==='''ANEXO''': Términos de referencia a Puntos Focales de Manejo de Información en la Sala de Situación Humanitaria SSH

NOTA: Puede consultar la versión más reciente de los TOR en el portal del Grupo Temático de Manejo de Información GTMI en http://www.colombiassh.org/gtmi/spip.php?article39

==='''ANEXO''': Estado actual===

Se puede consultar en línea la matriz actualizada de implementación de las intranets

[[Categoría:Cluster]]

Intranets Sectoriales Sala de Situación Humanitaria ColombiaSSH

2011-04-06T15:25:40Z

Dario: /* ANEXO: Matriz de comparación entre las soluciones propuestas */

==Introducción==
Este documento presenta la iniciativa de intranets sectoriales como una estrategia para fortalecer el flujo de información y comunicación. En el marco de la emergencia invernal en Colombia, se realizó un estudio entre diferentes herramientas, y finalmente se hizo una selección. Se presenta y se describen las herramientas y alcances de la iniciativa planteada. Finalmente se adicionan guías de funcionamiento y
algunas preguntas frecuentes.

==Desafío==

La gestión de información en emergencia es un reto para los coordinadores humanitario. Este escenario usualmente implica la coordinación de actividades en diversos grupos, con miembros de diferentes organizaciones que a su vez cuentan con grados diferentes de competencia y capacitación técnica. El desafío consiste en aportar a clarificar y fortalecer a los flujos de información y comunicación dentro de estos actores en escenarios diversos; con una solución que, además, sea de fácil uso de forma que el tiempo y recursos usados en su implementación se destinen a ese objetivo de la forma más eficiente.
Una estrategia posible es la implementación de sistemas informáticos que funcionen en internet, que permitan compartir diferentes materiales con diferentes niveles de acceso, que permita el trabajo colaborativo entre miembros de diferentes organizaciones, y que funcionen como repositorio compartido. Adicionalmente es deseable que se pueda integrar a otras iniciativas y desarrollos, así como que sirva para soportar tareas de coordinación, como la sincronización de agendas y el depósito de ayudas de memoria y otros materiales, todo esto de manera centralizada.

==Principios==

Para seleccionar la herramienta se han seguido estos principios:

*'''Usabilidad''': El sistema debe ser sencillo de utilizar, y la curva de aprendizaje debe ser poco pronunciada. En lo posible se debe apelar al conocimiento previo de los usuarios.

*'''Independencia de plataformas''': El sistema debe ser independiente de una plataforma organizacional específica, pues los actores del proceso provienen de diferentes organizaciones.

*'''Viabilidad financiera''': La implementación del sistema debe encontrarse dentro de las posibilidades financieras de la iniciativa.

*'''Funcionalidad''': el sistema deberá proveer de diversas funcionalidades y aplicaciones de manera centralizada.

*'''Flexibilidad''': el sistema debe adaptarse a las necesidades y uso de los actores vinculados.

*'''Facilidad de implementación''': el sistema debe permitir adicionar y aumentar sus características de forma rápida.

*'''Delegación y control de acceso''': el sistema debe permitir controlar diferentes niveles de acceso a los materiales, a diferentes personas.

==Actores==

Dentro de la iniciativa existen diferentes niveles de usuarios. El objetivo del sistema es apoyar la coordinación y fortalecer los flujos de información dentro de los miembros de la Sala de Situación Humanitaria.

===Público objetivo===

*Público objetivo 1: miembros de la sala puntos focales de manejo de información por sector
*Público objetivo 2: jefes y miembros de las agencias y organizaciones vinculadas
*Público objetivo 3: contrapartes que no son miembro de la sala de situación y público en general

===Modelo de administración===
Se reconocen en la implementación diferentes niveles

====Nivel por sector====
Se entiende que cada sector cuenta al menos con un líder y un punto focal de manejo de información. Se pueden entregar cuentas de acceso tipo líder_sector@colombiassh.org o info_sector@colombiassh.org (ejemplo: líder_salud@colombiassh.org , info_salud@colombiassh.org o líder_wash@colombiassh.org ) Adicionalmente se pueden otorgar otras cuentas en caso de ser necesario.
Adicionalmente se pueden asignar estos roles a cuentas institucionales. El valor agregado de contar con una cuenta @colombiassh.org es la posibilidad de manejar de manera independiente el material gestionado por la sala, así como el histórico de las actividades relacionadas, de manera independiente a las cuentas particulares o personales.

====Nivel de administración====

*'''Administración y soporte general''': a cargo de la Secretaría Técnica del GTMI y de OCHA, se encarga de configurar los servicios, crear los espacios y asignar a los administradores de cada intranet. Adicionalmente se presta asesoría técnica en procedimientos y se construyen guías de uso.

*'''Administración por sector''': a cargo del punto focal del sector, se encarga de construir y alimentar las secciones, fomentar el uso de la herramienta, compartir y administrar niveles de acceso a su intranet, definir aspectos gráficos y funcionales de su sector.

*'''Usuario por sector''': puede editar los elementos sobre los cuales tiene permiso, alimenta y edita información en los elementos compartidos.

*'''Usuario general''': puede consultar los elementos públicos en cada intranet, puede participar en los espacios de discusión y puede diligenciar el formulario de contacto (si están configurados).

==Solución propuesta==

Luego de revisar diferentes opciones para la implementación (Open Atrium, PHProject, Word Press, Zoho) hemos propuesto la implementación de Apps, proveído por la empresa Google Inc. el cual cumple con la mayoría de los requerimientos planteados.

===Servicios===

*'''Sites''': sitios web administrados de forma colaborativa por distintas personas que han sido designadas
*'''Calendar''': Agenda (que puede ser compartida y pública)
*'''Bitacora''': Boletines breves sobre los avances del sector
*'''Acceso''': conjunto de nombre de usuario (o email) y clave que permite diferenciar a cada usuario dentro del sistema
*'''Rss''': Posibilidad de enviar o recibir información para ser presentada en el sitio, desde diferentes sistemas informáticos
*'''Docs''': Posibilidad de crear, editar, compartir y distribuir documentos de texto, hojas de calculo, presentaciones
*'''Chat''': posibilidad de interactuar de manera sincrónica con los otros miembros de la sala de situación
*'''Listas''': repositorio centralizado de listas de correo electrónico

===Arquitectura de información===

*Presentación
*Actas
*Directorio
*4w
*Documentos marco

==Preguntas frecuentes==

*¿Cómo accedo a las intranets sectoriales?
**Visite http://www.colombiassh.org/sala donde encontrará los enlaces a las intranets ya activadas.

*¿Para acceder a las intranets debo tener cuenta Gmail?
**No es necesario contar con una cuenta Gmail para acceder a estos servicios. Se pueden compartir recursos y asignar privilegios a cuentas institucionales (tipo @un.org, @fao.org, @iom.int). para poder acceder al sistema de servicios Google se requiere asignar una contraseña asociada con el email corporativo.

*¿Cómo obtengo un conjunto de usuario/clave para acceder a los servicios de Google?
**Es posible asignar una contraseña a un email corporativo. Instrucciones en http://www.colombiassh.org/gtmi/wiki/index.php/Gu%C3%ADa_de_acceso_a_GoogleSites

*No tengo acceso a un documento o recurso ¿Qué debo hacer?
**Esto se puede deber a 1) no ha iniciado sesión en el sistema 2) no ha sido adicionado a la lista de personas que pueden consultar un documento o recurso. Para resolverlo por favor comuníquese con el punto focal del sector o con la Secretaría del GTMI.

*¿Cómo activo la intranet de mi sector?
**Como se ha informado en las reuniones del GTMI, las intranets ya han sido creadas, pero solo están activas las que cuentan con un punto focal definido. Si usted es el punto focal asignado y todavía no ha activado su intranet comuníquese con la Secretaría Técnica del GTMI.

*¿Cómo consulto y administro el calendario de mi sector?
**Una vez acceda al sistema de servicios Google visite el link “Calendar”, y desde ahí podrá crear y compartir la agenda del sector.

*¿Cómo administro la lista de mi sector?
**No todas las listas están definidas o creadas. En caso de no tenerlo, solicite el acceso a la Secretaría Técnica del GTMI.

==Anexos==

==='''ANEXO''': Matriz de comparación entre las soluciones propuestas===

[[Archivo:Anexo 7.1.jpg|400px|thumb|center|Matriz de comparación entre las soluciones propuestas]]

*'''Necesidad de crear cuentas independientes''': deben crearse cuentas por cada usuario nuevo en el sistema
*'''Agenda compartida''': se puede gestionar de manera unificada la agenda de cada grupo
*'''Sitios web independientes''': desde un mismo conjunto de usuario, clave y rol puede acceder a diferentes subsecciones y sectores
*'''Repositorio de documentos''': permite almacenar documentos, gestionando fechas y niveles de acceso
*'''Nivel de conocimiento por usuarios''': en general, que tan familiarizados están los usuarios con la herramienta. Qué nivel de conocimiento previo tienen.
*'''Curva de aprendizaje''': en caso de implementar la herramienta, cuánto tiempo y esfuerzo se debe dedicar a aprender a usar la herramienta
*'''Soporte a addons''': soporta funcionalidades desarrolladas por terceros
*'''Interoperabilidad''': puede conectarse o visualizar información desde y hacia otros sistemas
*'''Diferentes niveles de acceso''': permite diferenciar a los usuarios que acceden al sistema para que tengan o no acceso a recursos
*'''Diferentes niveles de usuarios''': diferencia al menos administradores, coordinadores y usuarios
*'''Bitácora de acciones''': permite centralizar pequeños informes de avance del grupo o sector
*'''Ofimática en línea''': cuenta con opciones de creación y edición de documentos de diferente clase en línea
*'''Herramientas de interacción Foros / Chat / Listas''': cuenta con estrategias para la interacción sincrónica o asincrónica de los usuarios
*'''Soporte dominio personalizado''': se puede usar con un dominio institucional o no
*'''Opción de mail institucional''': permite la creación de cuentas de email asociadas al dominio personalizado
*'''Compatibilidad con dispositivos móviles''': los recursos publicados pueden ser accedidos / editados o sincronizados desde y hacia dispositivos móviles.
*'''Costo por usuario''': cantidad de recursos financieros por usuario

[[Categoría:Cluster]]

Intranets Sectoriales Sala de Situación Humanitaria ColombiaSSH

2011-04-06T15:09:43Z

Dario: /* Preguntas frecuentes */

Intranets Sectoriales Sala de Situación Humanitaria ColombiaSSH

2011-04-06T15:03:49Z

Dario:

Archivo:Anexo 7.1.jpg

2011-04-06T14:59:22Z

Dario: Matriz de comparación entre las soluciones propuestas Intranets ColombiaSSH

Matriz de comparación entre las soluciones propuestas Intranets ColombiaSSH

Intranets Sectoriales Sala de Situación Humanitaria ColombiaSSH

2011-04-06T14:35:17Z

Dario: /* Preguntas frecuentes */

Intranets Sectoriales Sala de Situación Humanitaria ColombiaSSH

2011-04-05T22:40:15Z

Dario: /* Preguntas frecuentes */

Intranets Sectoriales Sala de Situación Humanitaria ColombiaSSH

2011-04-05T22:35:33Z

Dario: /* Preguntas frecuentes */

Intranets Sectoriales Sala de Situación Humanitaria ColombiaSSH

2011-04-05T22:27:17Z

Dario: /* Nivel de administración */

Intranets Sectoriales Sala de Situación Humanitaria ColombiaSSH

2011-04-05T22:19:52Z

Dario: /* Principios */

Intranets Sectoriales Sala de Situación Humanitaria ColombiaSSH

2011-04-05T22:12:17Z

Dario: /* Principios */

Intranets Sectoriales Sala de Situación Humanitaria ColombiaSSH

2011-04-05T22:07:37Z

Dario: /* Desafío */

Intranets Sectoriales Sala de Situación Humanitaria ColombiaSSH

2011-04-05T22:00:03Z

Dario: primerborrador colombiassh

Sala de Situación Humanitaria

2011-04-05T21:58:36Z

Dario: /* Referencias */

La '''Sala de Situación Humanitaria''' (SSH) funciona en conjunto con y entre el marco del [[Grupo Temático de Manejo de Información]] (GTMI). Fundada en enero del 2011 por solicitud del [[Coordinador Humanitario]], responde a las necesidades de organizar información relacionada, inicialmente, con la respuesta de la comunidad internacional frente a la situación invernal en [[Colombia]] 2010 y 2011.

==Objetivo==
Sistematizar la información sobre la respuesta internacional en Colombia a la ola invernal 2010-2011.

==Antecedentes==
Según las recomendaciones de la Misión Inter-Cluster de julio de 2010, el GTMI debe consistir de mínimo un punto focal de manejo de información de cada Cluster operacional en el país, y debe reunir mensualmente para trabajar sobre el [[Marco de Análisis de Necesidades]], entre otros documentos conjuntos que tratan de manejo de información. [[OCHA]] debe servir como secretaría técnica de este espacio de coordinación, según las instrucciones del [[IASC]] al nivel mundial.

Utilizando como referente el [[Guía Operacional sobre las Responsabilidades en el Manejo de Información de Líderes Sectoriales/Cluster y OCHA en el Manejo de Información]]<ref>[http://www.humanitarianreform.org/humanitarianreform/Portals/1/cluster%20approach%20page/clusters%20pages/CCm/IDP%20Key%20Resources/Operational%20Guidance%20for%20Cluster%20Leads%20in%20IM.doc "Operational Guidance on the Responsibilities of Sector/Cluster Leads in IM"]</ref>, el [[Equipo Humanitario del País]] debe delegar un [[Punto Focal en Manejo de Información]] desde cada Cluster.

===Membrecía y Responsabilidades en la SSH===
Los Puntos Focales delegados por los Clusters deben aportar e intercambiar información relevante sobre el tema humanitario en el país. Los productos iniciales producidos por la SSH incluyen:

#[[4W]], un sistema de información sobre quien hace qué, dónde
#[[Sitreps]], un informe de situación semanal compilando necesidades, respuestas y brechas sobre la emergencia invernal en Colombia
#[[Intranet del Cluster]], un sitio basado en [[Googlesites]], cual incluye:
##Actas de reuniones
##Directorio de contactos
##Guías y estándares
##Evaluaciones de necesidades sectoriales
#El manejo de [[evaluaciones de necesidades]] conjunta, con prioridad sobre la metodología [[REDLAC]]

Por su parte, OCHA tiene la responsabilidad de servir como secretaría técnica del grupo, y además ofrecer plataformas para el intercambio de información y coordinación en el esfuerzo de construir documentos y análisis conjuntos.

Además de los Puntos Focales y OCHA, también existe otras membrecías en la SSH. Membrecía está abierta a toda organización que trabaja en temas humanitarios y maneja información relevante a la respuesta. Sus responsabilidades pueden variar según las capacidades de la organización.

===Actividades en la SSH===
Aparte de llevar a cabo reuniones mensuales como grupo en donde se debe compartir iniciativas en el manejo de la información, la SSH como grupo puede abarcar distintos proyectos de manera conjunta.

===¿Quién es el responsable de la gestión de información en situaciones de emergencia?===
La responsabilidad de garantizar el manejo de información adecuado y necesario para una eficaz y coordinada respuesta recae en el grupo temático.

La responsabilidad de garantizar el manejo de información adecuada y necesaria para la respuesta coordinada entre los grupos temáticos y OCHA.

===¿Cómo apoyar la gestión eficaz de la información de respuesta humanitaria en situaciones de emergencia?===
La administración de información mejora la capacidad de los interesados para el análisis y a toma de decisiones mediante el manejo inter e intra nivel entre los grupos.

===La información es en este sentido, la base para la toma de decisiones y realizar una respuesta coordinada y eficaz===
La administración de información es llevada a cabo en los procesos de coordinación en situaciones de emergencia y asegurará que las partes interesadas están trabajando con la misma información de manera complementaria tomando datos de igual referencia y generando que esta información sea en lo posible más oportuna, relevante y precisa. La recolección y gestión de datos adecuada en situaciones de emergencia, aportan además, en beneficio de una pronta recuperación, el desarrollo posterior y las actividades de preparación para desastres.

==Tratamiento de información sensible==
La política general de [[OCHA]] es hacer que la mayor cantidad de información posible sea abierta y disponible; Sin embargo, alguna información humanitaria puede ser sensible y que ponen en [[riesgo]] a determinadas personas y por lo tanto deben ser tratados en consecuencia. Este tipo de situación se presenta a menudo en situaciones de [[emergencia compleja]] que constituyen un [[conflicto]].

==Gestión de la Información y de la Coordinación==
===Coordinación de respuesta Humanitaria===
La [[comunidad humanitaria]] abarca un gran número de [[organizaciones]], cada uno con intereses particulares y diferentes habilidades.
Son [[organizaciones]] estructuradas en las que se encuentran [[instituciones gubernamentales]], a través de [[organismos internacionales especializados]], [[organizaciones independientes no gubernamentales]] y personas interesadas entre otros.

El propósito de la coordinación es permitir a las organizaciones humanitarias maximizar el impacto de su esfuerzo de manera colectiva. En términos de coordinación de salida simple puede producir un conjunto de programas que son:

* compatible (evitar lagunas o solapamientos)
* dirigidos a los más necesitados
* ejecuten de la manera más eficiente y eficaz

Las seis facetas de la coordinación identificadas son:
# Evitar la duplicación
# Teniendo enfoques coherentes
# El uso eficiente de los recursos
# Liderazgo
# Dirección
# Los estratos (local, subnacional, nacional, internacional)

El [[Coordinador Humanitario]], con el apoyo [[OCHA]] y el [[Equipo de País Humanitario]] de [[Naciones Unidas]], es el principal responsable de la estructura y el funcionamiento de los [[mecanismos de coordinación]]. El impacto sobre la [[respuesta humanitaria]] medido en términos de las seis facetas anteriormente mencionadas dependerá de su rendimiento y el nivel de participación de los actores humanitarios en el proceso.

===Apoyo sobre el Terreno de la Información (FIS) proyecto===
El FIS es un proyecto diseñado para ayudar a [[OCHA]] en el desarrollo de los sistemas que gestionan la recogida, análisis y difusión de los [[datos]] operativos y de [[información de terreno]]. El proyecto FIS, con sede en Nueva York la sede de [[OCHA]], es la unidad responsable del desarrollo, despliegue y gestión de los [[HIC]] por sus siglas en ingles ó Centros de Información Humanitaria y la aplicación de la estrategia de [[gestión de la información de campo]]. El FIS también lidera las iniciativas interinstitucionales, como el apoyo del [[Equipo de Apoyo de Información Geográfica]] (GIST), para establecer métodos y normas comunes para el intercambio de [[información]].

==Cruz-fertilización de Conjuntos de Datos y Mapeo en Crisis==
En respuesta a las [[Guías Comunes del IASC sobre Conjuntos de Datos en Común]], circulado por la [[Fuerza Conjunta de Manejo de Información del IASC]] en junio de 2010, se creó una propuesta por parte de la [[ONG]] [[ICT for peace foundation]], llamada la [[Cruz Fertilización de Conjuntos de Datos Operacionales y Mapeo en Crisis]].

==Referencias==
<references/>

== Artículos relacionados==
*[[Intranets Sectoriales Sala de Situación Humanitaria ColombiaSSH]]

[[Categoría:Organización]]
[[Categoría:Coordinación]]
[[Categoría:Cluster]]
[[Categoría:colombiassh]]

Guía de acceso a GoogleSites

2011-01-31T17:32:10Z

Dario:

Los GoogleSites han demostrado ser una herramienta eficiente y más o menos sencilla de utilizar a la hora de consolidar flujos de información dentro de grupos de trabajo. Basan su funcionamiento en un conjunto de servicios prestados por la compañía Google Inc., los cuales requieren un acceso único. Este acceso se logra mediante una cuenta Google (por ejemplo las cuentas de Gmail) , o bien asignando una contraseña a una cuenta externa a Gmail.

En caso de contar con una cuenta administrada por Gmail el proceso de acceso a la cuenta es automático. Las cuentas administradas por Gmail no necesariamente son @gmail.com, pues es posible que algunos dominios sean manejados por gmail, por ejemplo el dominio @colombiassh.org.

Las fallas en el acceso a la intranet en GoogleSites puede deberse a 2 causas. 1. Que no tengamos su email actualizado (por lo que no le ha sido otorgado el acceso al sitio) o 2. Que usted no tenga una clave de sistema Google. Se puede crear una clave de sistema Google siguiendo las instrucciones que encuentra en este documento. Si ya cuenta con una identificación Gmail o similar, este procedimiento no será necesario.

'''NOTA''': Descargue esta guía en formato imprimible [[Archivo:Acceso a Google Sites.pdf]]

==Acceso a la intranet==

[[Archivo:Image001.png|300px|thumb|left|Imágen 1: Página de entrada]]

La intranet se encuentra en esta dirección. https://sites.google.com/a/colombiassh.org/gtmi-colombiassh/

Se han otorgado algunas cuentas @colombiassh.org a cada cluster. Sin embargo si usted está usando una cuenta con un dominio diferente (por ejemplo @un.org, @iom.int, @hotmail.com…) deberá hacer clic en "Inscríbete con una cuenta diferente" (a la izquierda abajo). (Imágen 1)

[[Archivo:Image003.png|300px|thumb|left|Imágen 2: Formulario para el ingreso del e-mail]]

[[Archivo:Image005.png|300px|thumb|left|Imágen 3: Ingreso del e-mail]]

Al dar click en ese enlace aparecerá una casilla para que ingrese su dirección de correo electrónico. (Imágen 2 e Imágen 3)

[[Archivo:Image007.png|300px|thumb|left|Imágen 4: Formulario ¿No puedes acceder a tu cuenta?]]

Aparecerá una ventana de ingreso. Deberá hacer clic en "¿No puedes acceder a tu cuenta?". (Imágen 4)

[[Archivo:Image009.png|300px|thumb|left|Imágen 5: ¿Has olvidado tu contraseña?]]

Aparecerá una ventana con el título "¿Has olvidado tu contraseña?" y una casilla para ingresar la dirección de correo electrónico. (Imágen 5)

[[Archivo:Image011.png|300px|thumb|left|Imágen 6: Formulario de envío de mensaje de correo electrónico a la dirección seleccionada]]

Selecciona la opción “Mensaje de correo electrónico a la dirección …” (Imágen 6)

[[Archivo:Image013.png|300px|thumb|left|Imágen 7: Mensaje de correo electónico de recuperación]]

El sistema enviará un mensaje de correo electrónico a su dirección, con las instrucciones para crear la clave y un enlace. (Imágen 8)

[[Archivo:Image015.png|300px|thumb|left|Imágen 8: Formulario para restablecer la contraseña]]

Dando click en el enlace o copiando y pegando la dirección completa que trae el mensaje, aparecerá la ventana “Restablecer la contraseña”. (Imágen 9)

En ese momento podrá ingresar y confirmar una palabra clave que quiera utilizar para acceder a los servicios de Google desde su cuenta. NO DEBE SER NECESARIAMENTE LA CLAVE DE SU EMAIL.

[[Archivo:Image017.png|300px|thumb|left|Imágen 9: Formulario de notificación de la contraseña restablecida]]

Al dar click en “Volver a definir contraseña” el sistema le notificará que la contraseña ha sido restablecida, y le dará un enlace para poder entrar a la intranet. O bien simplemente debe visitar la dirección https://sites.google.com/a/colombiassh.org/gtmi-colombiassh/ (Imágen 10)

[[Archivo:Image019.png|300px|thumb|left|Imágen 10]]

https://sites.google.com/a/colombiassh.org/gtmi-colombiassh/ (Imágen 11)

Al ingresar su email y la contraseña que ha definido, podrá acceder a los componentes de la intranet correspondiente. (Imágen 12)

[[Archivo:Image021.png|300px|thumb|left|Imágen 11]]

[[Archivo:Image023.png|300px|thumb|left|Imágen 12]]

Archivo:Acceso a Google Sites.pdf

2011-01-31T17:17:52Z

Dario: subida una nueva versión de «Archivo:Acceso a Google Sites.pdf»: Revertido a la versión subida el 31 ene 2011 a las 17:10

Este documento establece los pasos para establecer una cuenta e ingresar a Google Sites GTMI

Archivo:Acceso a Google Sites.pdf

2011-01-31T17:14:58Z

Dario: subida una nueva versión de «Archivo:Acceso a Google Sites.pdf»: Este documento muestra los pasos para establecer una cuenta e ingresar a Google Sites

Este documento establece los pasos para establecer una cuenta e ingresar a Google Sites GTMI

Archivo:Acceso a Google Sites.pdf

2011-01-31T17:10:55Z

Dario: Este documento establece los pasos para establecer una cuenta e ingresar a Google Sites GTMI

Este documento establece los pasos para establecer una cuenta e ingresar a Google Sites GTMI